Der WEMASY-Onlineshop erstellt für deine Bestellungen eine PDF-Rechnung und einen Lieferschein und schickt deinen Kunden bei jedem Schritt eine E-Mail: Bestellbestätigung, Statusänderungen und Erstattungen. Du entscheidest, was in den PDFs steht und wer eine Kopie der E-Mails erhält.
Rechnungen und Lieferscheine einschalten
- Klicke auf das Zahnrad-Symbol neben dem Projektwechsler.
- Klicke auf den Tab Onlineshop.
- Suche Rechnungseinstellungen.
- Setze den Haken bei Rechnungen aktivieren.
- Setze den Haken bei Lieferscheine aktivieren, wenn du Lieferscheine möchtest.
- Gib deine Firmendaten unter Rechtliche Angaben im PDF-Kopf ein.
- Gib den Text für das Ende der Rechnung unter Fußzeile der PDF-Rechnung ein.
- Klicke auf Absenden.
Lege Rechnungspräfix und Startnummer der Rechnungen unter Rechnungseinstellung im selben Tab fest. Der Hilfetext zeigt die aktuell höchste Rechnungsnummer.
Das PDF einer Bestellung öffnen oder erzeugen
- Öffne Onlineshop und klicke auf Bestellungen.
- Öffne das Aktionsmenü der Bestellung.
- Klicke auf Rechnungs-PDF ansehen oder Lieferschein-PDF ansehen.
Gibt es noch kein PDF, zeigt das Menü Rechnungs-PDF erzeugen oder Lieferschein-PDF erzeugen. Während WEMASY die Datei erstellt, zeigt das Menü Rechnungs-PDF wird erzeugt. PDFs können für ausstehende, in Bearbeitung befindliche und abgeschlossene Bestellungen erstellt werden.
Sind Kundenkonten eingeschaltet, finden Kunden ihre Rechnungen auch in ihrem Konto. Siehe Kundenkonten.
E-Mails, die Kunden erhalten
- Eine Bestellbestätigung nach der Kasse, mit einem Button Bestellung ansehen.
- Eine Bestätigung einer Angebotsanfrage.
- Eine E-Mail, wenn du die Bestellung als wartend, in Bearbeitung, abgeschlossen oder storniert markierst.
- Eine E-Mail, wenn eine Erstattung beginnt, und eine, wenn sie abgeschlossen ist.
Du erhältst eine E-Mail für jede neue Bestellung und jede neue Angebotsanfrage.
Wer die E-Mails erhält
Unter E-Mail-Einstellungen im Tab Onlineshop:
- Shop-E-Mails senden an: schicke die Shop-E-Mails für dich an diese Adresse statt an die Standardadresse.
- E-Mail-BCC und E-Mail-CC: zusätzliche Adressen, die eine Kopie von Rechnungs-E-Mails, Bestellbestätigungen und Benachrichtigungen erhalten. Drücke nach jeder Adresse die Eingabetaste.
Klicke zum Speichern auf Absenden.
Tipp: Trage deine Buchhaltung unter E-Mail-BCC ein, damit jede Rechnung ohne Mehraufwand bei ihr ankommt. Zur Buchhaltungssoftware siehe SnelStart-Buchhaltung verbinden. Zu den Bestellstatus siehe Bestellungen verwalten.
Häufige Fragen
Kann ich eine Rechnungsnummer ändern?
Nicht bei einer einzelnen Bestellung. Lege Rechnungspräfix und Startnummer der Rechnungen fest, bevor du mit dem Verkauf beginnst. Neue Rechnungen zählen von dort aus weiter.
Kann ich den Wortlaut der E-Mails ändern?
Die E-Mails folgen deiner Projektsprache und deinem Mail-Stil. Die Texte selbst sind fest vorgegeben.