Sechs Zeilen Kontaktdaten. Ein Logo, das breiter ist als der Bildschirm. Eine Telefonnummer, die auf zwei Zeilen verteilt ist. Am Desktop sieht es gut aus. Auf dem Handy gibt der Leser auf, bevor er deinen Website-Link findet.
Die Formatierung des Signaturblocks ist die Struktur hinter diesen Zeilen. Sie umfasst Zeilenfolge, Abstände, Trennzeichen und die Position deines Logos. Gute Formatierung hält den Block in drei Sekunden überschaubar. Sie unterstützt dieselbe Klarheit, die du anwendest, wenn du im Nachrichtentext dem Formellen E-Mail-Format für Unternehmen folgst.
Wie ein E-Mail-Signaturblock aufgebaut ist
Ein E-Mail-Signaturblock ist die gruppierte Reihe von Zeilen unter deinem Gruß. Jede Zeile trägt eine Art von Information. Das Auge des Lesers wandert von oben nach unten: wer du bist, was du tust, wie man dich erreicht.
Setze deinen Namen in die erste Zeile, allein oder mit deinem Titel. Lass in der nächsten Zeile den Firmennamen folgen. Die Kontaktdaten kommen zuletzt: Telefon, E-Mail falls nötig und Website. Diese Reihenfolge entspricht der Art, wie Menschen Visitenkarten und Firmeneinträge überfliegen.
Formatierungsregeln für lesbare Signaturen
Kleine Entscheidungen bei Abständen und Satzzeichen bestimmen, wie gepflegt dein Block wirkt. Diese Regeln gelten für Signaturen in reinem Text wie für formatierte.
1. Einen Trennstil nutzen
Wähle senkrechte Striche, Aufzählungspunkte oder Zeilenumbrüche, um Telefon und Website zu trennen. Mische nicht alle drei in einem Block. Ein einzelner senkrechter Strich zwischen den Angaben hält eine Zeile kompakt: (555) 123-4567 | yourbrand.com.
2. Die Zeilenlänge begrenzen
Halte jede Zeile unter etwa 72 Zeichen, damit sie auf schmalen Bildschirmen nicht unschön umbricht. Setze lange Titel oder Abteilungsnamen in eine eigene Zeile, statt alles zusammenzupressen.
3. Logos für E-Mail dimensionieren
Eine Logobreite zwischen 100 und 150 Pixeln funktioniert in den meisten Postfächern. Setze das Logo über oder neben den Text, nicht unter eine Wand aus Hinweistext. Schwere Bilder verlangsamen das Laden und lösen Spam-Filter aus, ein Thema, das mit DNS-Einträge für E-Mail mit eigener Domain und dem Absenderruf zusammenhängt.
Signaturblöcke in reinem Text und formatierte Signaturblöcke
Blöcke in reinem Text nutzen Zeilenumbrüche und einfache Zeichen. Sie werden in jedem Programm gleich dargestellt. Formatierte Blöcke ergänzen Farbe, Links und Bilder, werden aber auf verschiedenen Geräten womöglich unterschiedlich angezeigt.
Viele Marken nutzen für externe Mails einen formatierten Block und für schnelle Antworten eine kürzere Version in reinem Text. Deine E-Mail-Signatur-Vorlage sollte beide festhalten, wenn du sie nutzt. Das Kapitel über HTML-Signaturen geht tiefer auf formatierte Optionen ein.
Teste deinen Block, indem du dir selbst eine Nachricht sendest und sie auf Handy und Desktop öffnest. Passe die Zeilenumbrüche an, bis der ganze Block auf einen Handybildschirm passt, ohne dass du an deiner eigentlichen Antwort vorbeiscrollst.
Häufig gestellte Fragen
Sollte mein Signaturblock fetten oder farbigen Text nutzen?
Eine Akzentfarbe für deinen Namen oder die Firmenzeile reicht für die meisten Marken. Stimme diese Farbe auf die Palette deiner Website ab. Mit WEMASY legst du Markenfarben im Website-Builder fest, damit deine Signatur im Einklang bleibt.
Wie füge ich einen Zeilenumbruch in einen E-Mail-Signaturblock ein?
Drücke zwischen jeder logischen Gruppe einmal die Eingabetaste: Name, Firma, Kontaktzeile. Vermeide doppelte Leerzeilen, die auf dem Handy große Lücken erzeugen. Sieh dir den Block in deinem E-Mail-Programm in der Vorschau an, bevor du speicherst.
Sollte das Logo über oder neben dem Text stehen?
Darüber funktioniert auf dem Handy am besten, weil der Text sauber darunter steht. Neben dem Text spart am Desktop Höhe, kann aber auf kleinen Bildschirmen eng werden. Teste beide Layouts mit einer echten gesendeten Nachricht.
Beeinflusst die Formatierung des Signaturblocks die Zustellbarkeit?
Übergroße Bilder und fehlerhaftes HTML können Zustellbarkeit und Ladezeit schaden. Halte den Block schlank. Ein sauberes Domain-Setup durch E-Mail mit deiner Website-Domain verbinden unterstützt eine zuverlässige Zustellung.
Kann ich Tabellen nutzen, um meinen Signaturblock zu formatieren?
Layouts auf Tabellenbasis sind in formatierten Signaturen üblich, weil sie die Ausrichtung in verschiedenen Programmen steuern. Halte die Tabelle einfach, mit wenigen verschachtelten Zellen. Zu komplexe Tabellen brechen in manchen Handy-Apps.
Wie lang sollte ein E-Mail-Signaturblock auf dem Handy sein?
Peile vier bis sechs Textzeilen plus ein kleines Logo an. Wenn du an der Signatur vorbeiscrollen musst, um eine kurze Antwort zu lesen, kürze optionale Inhalte. Das Kapitel Best Practices für das Design von E-Mail-Signaturen behandelt die visuelle Balance.