Ein Einwilligungsformular holt die Zustimmung einer Person ein, bevor ein Dienst startet, ein Abonnement beginnt oder Daten erhoben werden. Hier erfährst du, was Einwilligungsformulare sind, wann du eines brauchst und was hineingehört.
Wann hast du zuletzt auf einer Website „Ich stimme zu“ geklickt, ohne zu lesen, wozu? Die meisten Menschen tun das täglich. Aus der Sicht dessen, der die Zustimmung einholt, sieht es anders aus. Du musst sicher sein, dass die Person verstanden hat, wozu sie Ja gesagt hat. Dafür gibt es Einwilligungsformulare, online wie offline.
Ein Einwilligungsformular auf einer Website stellt sicher, dass die Person auf der anderen Seite versteht, wozu sie zustimmt, und aktiv Ja sagt. Es schützt Besucher und Unternehmen. Ohne es könntest du Daten erheben, Leistungen erbringen oder Informationen weitergeben, ohne klare Erlaubnis. Das ist ein rechtliches Problem und ein Vertrauensproblem.
Was ist ein Einwilligungsformular?
Du hast sicher schon einmal auf einer Website ein Kästchen „Ich stimme zu“ angehakt. Dieses Kästchen ist die einfachste Form eines Einwilligungsformulars. Ein Einwilligungsformular bittet jemanden, bestimmte Bedingungen zu lesen und ihnen zuzustimmen, bevor etwas passiert. Es hält diese Zustimmung fest, damit beide Seiten einen Beleg haben. Eine informierte Einwilligung geht einen Schritt weiter: Sie erklärt in einfacher Sprache genau, wozu die Person zustimmt, bevor sie das Kästchen anhakt.
Auf einer Website kommen Einwilligungsformulare öfter vor, als man denkt. Immer wenn du personenbezogene Daten erhebst, jemanden für einen Dienst anmeldest, in ein Programm aufnimmst oder Daten verarbeitest, die eine ausdrückliche Zustimmung brauchen, holst du dir das „Ja“ mit einem Einwilligungsformular und hältst es fest.
Wann brauchst du ein Einwilligungsformular auf deiner Website?
Vielleicht fragst du dich, ob deine Website überhaupt eines braucht. Nicht jedes Formular braucht eine Einwilligung, aber es gibt mehr Situationen, als du vermutest.
1. Erhebung personenbezogener Daten
Datenschutzgesetze in vielen Ländern verlangen eine Einwilligung, bevor du personenbezogene Daten erhebst, speicherst oder verarbeitest. Das gilt für E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Gesundheitsdaten, Zahlungsdaten und mehr. Ein einfaches Kontrollkästchen mit „Ich stimme der Datenschutzerklärung zu“ ist einer der häufigsten Einwilligungswege im Web. Mehr dazu liest du unter Cookie-Einwilligung und DSGVO.
2. E-Mail-Abonnements und Marketing
Wenn du jemanden in einen Newsletter oder E-Mail-Verteiler aufnimmst, ist in den meisten Regionen eine Einwilligung nötig. Die Person muss aktiv zustimmen. Vorab angehakte Kästchen gelten in vielen Rechtsordnungen nicht als gültige Einwilligung.
3. Dienstleistungsvereinbarungen
Bevor du eine Leistung erbringst, besonders im Gesundheits-, Rechts- oder Finanzbereich, muss der Kunde oft bestimmten Bedingungen zustimmen. Ein Einwilligungsformular hält diese Zustimmung digital fest, sodass beide Seiten einen klaren Beleg haben.
4. Datenweitergabe an Dritte
Gibt deine Website Besucherdaten an andere Systeme, Partner oder Werbenetzwerke weiter, brauchst du womöglich eine ausdrückliche Einwilligung. Sie ist getrennt von der allgemeinen Cookie-Einwilligung und gilt für bestimmte Vereinbarungen zur Datenweitergabe.
Was gehört in ein Einwilligungsformular?
Der größte Fehler bei Einwilligungsformularen ist, sie verwirrend zu machen. Versteht ein Besucher nicht, wozu er zustimmt, ist die Einwilligung nicht wirklich informiert. Das braucht ein gutes Einwilligungsformular.
1. Eine Erklärung in einfacher Sprache
Sag der Person genau, wozu sie zustimmt. Kein Juristendeutsch, keine vagen Formulierungen. Wenn du die E-Mail-Adresse für einen Newsletter erhebst, sag das. Wenn du Gesundheitsdaten speicherst, erkläre, wie sie genutzt werden und wer Zugriff hat.
2. Eine aktive Zustimmung
Ein Kontrollkästchen, das die Person selbst anhakt. Hake es nicht vorab an. Das Anhaken macht die Einwilligung gültig.
3. Ein Link zur vollständigen Erklärung
Verlinke deine Datenschutzerklärung, deine Nutzungsbedingungen oder das jeweils passende ausführliche Dokument. Das Formular liefert die Zusammenfassung, das verlinkte Dokument den vollständigen Rechtstext.
4. Ein Zeitstempel und ein Nachweis
Dein System sollte festhalten, wann und von wem die Einwilligung erteilt wurde. So entsteht ein Prüfpfad, der dein Unternehmen schützt, falls später Fragen auftauchen.
Einwilligungsformulare schützen deine Besucher und dein Unternehmen zugleich. Sie sorgen dafür, dass niemand von der Nutzung seiner Daten überrascht wird, und liefern dir einen klaren Nachweis der Erlaubnis. Mit dem Formular-Builder von WEMASY fügst du jedem Formular auf deiner Website Einwilligungs-Kontrollkästchen und Zustimmungsfelder hinzu. Du verlinkst deine Richtlinien, legst Felder als Pflicht fest und speicherst jede Einsendung mit Zeitstempel. Wie Einwilligungsformulare zu anderen Formulartypen passen, liest du unter Website-Formulare und ihre Bedeutung.