Eine SKU ist kein Barcode, kein Herstellercode und keine Referenznummer für Kunden. Sie ist eine interne Kennung, die du für deine eigenen betrieblichen Zwecke festlegst. Wer diesen Unterschied von Anfang an richtig versteht, vermeidet viel Verwirrung darüber, wofür SKUs da sind und wie sie aufgebaut sein sollten.
Was ist eine SKU?
Eine SKU, kurz für Stock Keeping Unit (Lagerhaltungseinheit), ist ein eindeutiger alphanumerischer Code, der einer bestimmten Produktvariante in deinem Sortiment zugewiesen wird. Sie kennzeichnet eine bestimmte Kombination von Eigenschaften, etwa Produktart, Farbe und Größe, in deinem Bestandssystem. Bestellt ein Käufer einen blauen Hoodie in Größe L, nutzt dein System genau die SKU dieser Variante, um ihn zu finden, vom Bestand abzuziehen und den Verkauf zu erfassen.
SKUs sind interne Codes. Käufer sehen sie selten. Sie sind dafür gemacht, von deinem System, deinem Lagerteam und deinen Lieferanten gelesen zu werden, nicht von deinen Kunden. Deshalb kannst du sie so formatieren, wie es deinem Betrieb am besten dient, ohne darauf zu achten, wie sie auf einer Produktseite aussehen.
Jede Variante eines Produkts braucht eine eigene SKU. Ein T-Shirt in drei Farben und vier Größen hat zwölf Varianten und braucht deshalb zwölf SKUs. Dem ganzen Produkt nur eine SKU zu geben und sich auf eine separate Notiz zu Größe und Farbe zu verlassen, ist der Weg, auf dem Bestandssysteme ihre Genauigkeit verlieren. Die SKU macht jede einzelne Version eines Produkts als eigenständige Einheit nachverfolgbar.
Wie unterscheidet sich eine SKU von einem Barcode oder UPC?
Ein Barcode, genauer ein UPC (Universal Product Code, in Europa EAN genannt), ist eine standardisierte Kennung, die eine externe Registrierungsstelle vergibt. Sie dient dazu, Produkte im Handel, in Lieferketten und auf Marktplätzen zu identifizieren. Barcodes sind universell: Ein Barcode-Scanner liest überall auf der Welt für dasselbe Produkt dieselbe Nummer. Du erstellst sie nicht selbst. Du beantragst sie bei einer Registrierungsorganisation.
Eine SKU erstellst du selbst, für deinen eigenen internen Gebrauch. Zwei verschiedene Shops, die dasselbe Produkt verkaufen, nutzen dafür wahrscheinlich verschiedene SKUs. Eine SKU hat außerhalb deiner Organisation keine allgemeine Bedeutung. Sie ist ein Code, der innerhalb deiner Sortimentsstruktur und deines Versandprozesses Sinn ergibt.
Du kannst beides nutzen. Ein Produkt kann einen Barcode des Herstellers für den Verkauf auf Marktplätzen und die Einbindung in die Lieferkette haben und zusätzlich eine SKU, die zu deiner internen Namensstruktur passt. Die beiden Codes dienen verschiedenen Zwecken und leben in verschiedenen Systemen. In deinem Shop verfolgt deine Bestandsverwaltung die SKU. Auf einem Marktplatz oder in einem Lager mit Barcode-Scannern übernimmt der UPC.
Warum ist ein gutes SKU-System wichtig?
Sieh dir einen beliebigen Shop an, der Bestände ohne strukturierte SKUs verwaltet, und du findest immer dieselben Probleme. Ein blaues Hemd in Größe M und ein blaues Hemd in Größe L stehen beide als „Blaues Hemd“ in einer Tabelle. Ein Versandteam, das für jede Entnahme eine geschriebene Beschreibung lesen muss. Ein Nachbestellprozess, der das falsche Produkt bestimmt, weil zwei Artikel ähnliche Namen haben, aber keinen eigenen Code.
Ein strukturiertes SKU-System beseitigt Fehler durch Beschreibungen. Hat jede Variante einen eindeutigen, lesbaren Code, schrumpft der Raum für Verwechslungen drastisch. Dein Versandteam entnimmt nach Code, nicht nach Beschreibung. Dein Bestandssystem bucht nach Code ab, nicht nach einem Textvergleich. Deine Nachbestelllisten führen konkrete Codes auf, nicht Produktnamen, die mehrdeutig sein können.
Mit wachsendem Sortiment wird das wichtiger. Mit 20 Produkten kommst du vielleicht ohne SKUs aus, wenn du dich auf sorgfältige Beschreibungen verlässt. Mit 200 Produkten und jeweils mehreren Varianten versagt das System ohne strukturierte SKUs regelmäßig. Eine SKU-Struktur früh aufzubauen, solange dein Sortiment noch überschaubar ist, ist viel einfacher, als sie nachträglich einzubauen, wenn sich schon Bestandsfehler angehäuft haben.
Wie baust du eine SKU-Struktur auf?
Eine SKU wird meist aus einer Folge von Codes gebildet, die die wichtigsten Eigenschaften des Produkts darstellen, getrennt durch Bindestriche oder ein anderes Trennzeichen. Ziel ist, dass jeder, der mit deinen Beständen arbeitet, den Code auf einen Blick lesen kann, ohne nachzuschlagen.
Wähle deine Eigenschaften in einer festen Reihenfolge
Lege fest, welche Eigenschaften eine Variante bestimmen und in welcher Reihenfolge sie in der SKU stehen. Eine übliche Struktur für einen Modeshop ist Produktkategorie, dann Produktname oder Code, dann Farbe, dann Größe. Ein blauer Hoodie in Größe M im Design „Maple“ aus der Hoodie-Reihe einer Marke könnte also HUD-MAP-BLU-M heißen. Jeder, der diese Bestellung bearbeitet, weiß, dass es ein Hoodie ist, im Design Maple, blau, Größe M, ohne eine Beschreibung zu lesen.
Halte die Reihenfolge der Eigenschaften im ganzen Sortiment gleich. Steht die Farbe in einer SKU vor der Größe, muss sie in allen SKUs vor der Größe stehen. Inkonsistenz macht den Sinn eines strukturierten Systems zunichte. Der Code wird unlesbar, wenn die Reihenfolge der Teile wechselt.
Nutze kurze Codes fester Länge für jeden Teil
Jeder Teil einer SKU sollte eine kurze, einheitliche Abkürzung sein. Drei Zeichen sind ein üblicher Standard für jeden Teil. BLU für Blau, MED für Medium, HOD für Hoodie. Vermeide Abkürzungen, die für verschiedene Werte gleich aussehen. BLK für Schwarz und BLU für Blau sind unterscheidbar. BL für beide ist es nicht. Teste deine Abkürzungen an deiner ganzen Palette von Werten, bevor du dich festlegst.
Vermeide Sonderzeichen und Leerzeichen
SKUs sollten nur Buchstaben und Zahlen enthalten, mit Bindestrichen oder Unterstrichen als Trennzeichen, falls du Trennung brauchst. Leerzeichen, Schrägstriche und Sonderzeichen machen Probleme in Tabellen, Bestandssystemen und beim Export oder Import von SKUs zwischen Tools. Eine SKU wie HOD-MAP-BLU-M funktioniert überall. Eine SKU wie HOD / MAP BLU (M) bringt mindestens ein System, das sie durchläuft, zum Absturz.
Baue keine Lieferantencodes in deine SKUs ein
Wenn du den Produktcode eines Lieferanten als deine SKU nutzt, machst du dich vom Namenssystem dieses Lieferanten abhängig. Wechselst du den Lieferanten oder ändert er seinen Code, bricht dein SKU-System. Deine SKUs sollten die Eigenschaften deines Sortiments widerspiegeln, nicht das Sortiment deines Lieferanten. Halte Lieferantenverweise getrennt, als Feld für den Lieferantencode, das neben deiner SKU steht statt darin.
Wie viele Zeichen sollte eine SKU haben?
Es gibt keine allgemeine Regel, aber kürzer ist im Allgemeinen besser. SKUs zwischen 8 und 20 Zeichen sind für die meisten Sortimente brauchbar. Längere SKUs sind schwerer zu lesen, schwerer richtig einzutippen und beim Kommissionieren schwerer auf einen Blick zu erfassen. Ergibt deine Folge von Eigenschaften eine SKU mit 30 oder mehr Zeichen, suche Teile, die sich knapper abkürzen oder weglassen lassen, ohne die Eindeutigkeit zu verlieren.
Die SKU muss nur innerhalb deines Sortiments eindeutig sein, nicht weltweit. Du musst keine zufälligen Zeichen oder langen Präfixe ergänzen, um globale Eindeutigkeit zu garantieren. Ein strukturierter Code aus den Eigenschaften deines eigenen Sortiments ist über deine Produkte hinweg eindeutig, solange die Eigenschaften selbst verschieden sind.
Was tust du, wenn ein Produkt eingestellt wird?
Wird ein Produkt eingestellt, sollte seine SKU stillgelegt statt neu vergeben werden. Verwende eine SKU nie für ein anderes Produkt wieder. Historische Bestellungen, Bestandsberichte und Lieferantenkorrespondenz, die sich auf die alte SKU beziehen, werden verwirrend oder falsch, wenn derselbe Code nun etwas anderes meint.
Markiere stillgelegte SKUs in deinem System als inaktiv. Halte sie in deinen Unterlagen sichtbar, solange deine historischen Daten relevant sind, aus steuerlichen und buchhalterischen Gründen meist mindestens drei Jahre. Lösche sie nicht. Eine inaktive SKU, die weiter in deinen historischen Berichten auftaucht, ist nützliche Information. Eine gelöschte SKU, die in alten Bestellungen als nicht auflösbarer Verweis steht, ist ein Ärgernis.
Wie hängen SKUs mit der Bestandsverwaltung zusammen?
SKUs sind die Grundlage, die Bestandsverfolgung auf Variantenebene funktionsfähig macht. Ohne SKU pro Variante kann dir dein Bestandssystem nur sagen, wie viele Einheiten eines Produkts du insgesamt hast. Mit einer SKU pro Variante sagt es dir, wie viele blaue Hoodies in Größe M du hast. Diese Genauigkeit macht Nachbestellentscheidungen treffsicher und die Vermeidung von Ausverkäufen möglich.
Jeder Meldebestand, jeder Alarm bei niedrigem Bestand und jede Inventur in einem gut geführten Shop läuft auf SKU-Ebene. Setzt du einen Meldebestand von 10 Einheiten, setzt du ihn für eine bestimmte SKU, nicht für ein Produkt als Ganzes. Sendet dein System eine Warnung bei niedrigem Bestand, verweist sie auf die SKU, damit du genau weißt, welche Variante Aufmerksamkeit braucht. Eine ausführliche Anleitung, wie Bestandsverfolgung und Meldebestände in der Praxis funktionieren, findest du in So verwaltest du den Bestand deines Onlineshops.
Wie helfen SKUs bei Kommissionierung und Versand?
Im Versand ist die SKU der Weg, auf dem der richtige Artikel für eine Bestellung gefunden und entnommen wird. Eine Pickliste aus einer Bestellung enthält meist die SKU, die Menge und den Lagerort jedes Artikels. Ein Kommissionierer, der nach SKU arbeitet, arbeitet mit einem Code, der genau einer Produktvariante entspricht. Es gibt keine Unklarheit, wie sie entstünde, wenn auf der Pickliste „Blauer Hoodie, M“ stünde und zwei ähnliche Produkte im selben Bereich lägen.
Für Shops, die von zu Hause oder aus einem kleinen Arbeitsraum versenden, erlauben SKUs ein einfaches Lagerplatzsystem. Jede SKU hat einen festen Lagerplatz. Kommt eine Bestellung, nimmst du die SKU aus der Bestellung von ihrem Platz. Kein Suchen, kein Raten, keine falsche Variante, weil zwei Produkte im Regal ähnlich aussehen.
Typische SKU-Fehler, die du vermeiden solltest
Den Produktnamen als SKU verwenden
Produktnamen sind zu lang, zu variabel und ändern sich zu oft, um als SKU zu taugen. Benennst du ein Produkt um oder überarbeitest die Beschreibung, ändert sich auch die „SKU“, und das bricht jede historische Eintragung, die auf den alten Namen verweist. SKUs sind Codes, keine Bezeichnungen.
SKUs mit einer Null beginnen
Führende Nullen in SKUs machen Probleme, wenn SKU-Daten durch Tabellen laufen, die bei Zahlenfeldern oft führende Nullen entfernen. Aus einer SKU 00142 wird in einer Tabelle 142, die nicht mehr zum ursprünglichen Code passt. Beginne jede SKU mit Buchstaben oder Ziffern ungleich null.
SKUs erstellen, die einander zu ähnlich sind
SKUs, die sich nur in einem Zeichen unterscheiden, sind bei manueller Dateneingabe oder im Versand leicht zu verwechseln. Sehen BLU-M und BLK-M beim Kommissionieren fast gleich aus, passieren Fehler. Baue in deine Abkürzungen genug Unterscheidung ein, damit benachbarte SKUs unter Zeitdruck klar zu unterscheiden sind.
So unterstützt WEMASY die SKU-Verwaltung
Mit dem E-Commerce-System von WEMASY weist du jedem Produkt und jeder Variante einzeln eine SKU zu, verfolgst den Bestand auf SKU-Ebene und legst Meldebestände pro SKU fest, sodass Warnungen bei niedrigem Bestand für bestimmte Varianten ausgelöst werden statt nur auf Produktebene. SKUs sind in Bestellexporten und Bestandsberichten enthalten, damit deine Versandunterlagen ordentlich bleiben. Was in den einzelnen Tarifen enthalten ist, siehst du auf der Preisseite. Mehr dazu, wie dein Sortiment aufgebaut und organisiert ist, findest du in So organisierst du deinen Produktkatalog mit Kategorien und Tags.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich SKUs, wenn ich nur wenige Produkte verkaufe?
Auch bei einem kleinen Sortiment machen SKUs die Bestandsverwaltung verlässlicher und zukunftssicher. Hast du heute fünf Produkte, ist der Aufwand für eine SKU-Struktur minimal. Wächst du ohne eine auf 50 Produkte, kostet der nachträgliche Einbau in bestehende Daten viel Zeit und führt zu Fehlern. Eine einfache, logische SKU-Struktur von Anfang an einzurichten dauert weniger als die erste Inventurabstimmung, die du ohne sie machen müsstest. Mit dem Website-Builder von WEMASY richtest du das direkt in deinem Shop ein.
Kann ich meine SKUs ändern, wenn sie schon im Einsatz sind?
Du kannst, aber es braucht sorgfältige Abstimmung. Jedes System, das auf die alte SKU verweist, darunter historische Bestellungen, Lieferantenkommunikation, Bestandsdaten und Versandsoftware, muss aktualisiert werden, oder alte und neue Codes müssen während einer Übergangszeit einander zugeordnet werden. Musst du deine SKU-Struktur ändern, plane den Übergang gründlich, aktualisiere alle verbundenen Daten, bevor du die alten Codes entfernst, und halte eine Zuordnungstabelle von alten zu neuen SKUs mindestens zwei Jahre nach der Änderung bereit.
Sollten meine SKUs für Kunden in meinem Shop sichtbar sein?
SKUs sind interne Codes und für Käufer meist nicht nützlich. Die meisten Shops zeigen sie nicht auf Produktseiten an. Die Ausnahme: Deine Kunden sind andere Marken oder Unternehmen, die deine Produktcodes in ihren eigenen Bestellsystemen angeben müssen. Dann macht die Anzeige der SKU auf der Produktseite Nachbestellungen für deine Käufer einfacher. Bei Shops für Endkunden bleiben SKUs intern.
Was ist der Unterschied zwischen einer SKU und einer internen Produkt-ID?
Eine Produkt-ID ist meist eine vom System erzeugte Nummer, die deine E-Commerce-Software jedem Produkt automatisch zuweist. Sie ist eine Datenbankkennung. Eine SKU ist ein von Menschen festgelegter Code, den du erstellst, um die Struktur deines Sortiments abzubilden. Die Produkt-ID gibt es für das System. Die SKU gibt es für dein Team. Beide identifizieren Produkte eindeutig, aber eine SKU soll für die Menschen, die damit arbeiten, lesbar und aussagekräftig sein, während eine Produkt-ID nur eine Nummer ist, die das System intern nutzt.
Wie erstelle ich SKUs für gebündelte Produkte?
Ein Bundle ist eine Gruppe von Produkten, die als eine Einheit verkauft wird. Es sollte eine eigene SKU haben, die es als Bundle kennzeichnet, getrennt von den SKUs seiner einzelnen Bestandteile. Die Bundle-SKU verfolgt den Bestand des Bundles als verkaufbare Einheit. Wird ein Bundle gekauft, sollte das System eine Einheit vom Bestand der Bundle-SKU abziehen. Verfolgst du den Bestand der Bestandteile zusätzlich getrennt, zieht ein weiterentwickelter Aufbau auch von der SKU jedes Bestandteils ab. Für einfache Abläufe ist es ein brauchbarer Anfang, dem Bundle eine SKU zu geben und den Bundle-Bestand manuell zu verwalten.
Sollte ich Zahlen, Buchstaben oder beides in meinen SKUs verwenden?
Alphanumerische SKUs, also eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen, sind der praktischste Ansatz. Buchstaben erlauben dir, aussagekräftige Abkürzungen für Produkteigenschaften zu kodieren, etwa BLU für Blau oder HOD für Hoodie, während Zahlen Varianten wie Größen oder laufende Produktverweise kodieren können. SKUs nur aus Zahlen lassen sich schwerer lesbar und aussagekräftig machen. SKUs nur aus Buchstaben können lang und auf einen Blick schwer zu unterscheiden werden. Ein gemischtes Format gibt dir das Beste aus beidem: Die Codes bleiben kurz, lesbar und voneinander unterscheidbar.