Bestandsprobleme summieren sich leise. Eine verpasste Nachbestellung hier, ein überverkauftes Produkt dort, und bald erstattest du Geld, schreibst Entschuldigungs-E-Mails und siehst wiederkehrende Käufer woanders hingehen. Ein verlässliches System früh aufzubauen kostet weit weniger, als den Schaden nach dem Zusammenbruch zu beheben.
Was ist Bestandsverwaltung für einen Onlineshop?
Bestandsverwaltung ist der Prozess, zu verfolgen, wie viele Stück jedes Produkts du vorrätig hast, wie schnell sie sich verkaufen, wann du nachbestellen musst und was mit dem Bestand passiert, wenn Bestellungen ein- und ausgehen. Für einen Onlineshop gehört dazu auch, die im Shop angezeigten Lagerstände genau zu halten, damit Käufer nie etwas kaufen, das du nicht versenden kannst.
Im einfachsten Fall beantwortet die Bestandsverwaltung im E-Commerce zu jedem Zeitpunkt vier Fragen. Wie viel hast du? Wo ist es? Wie schnell bewegt es sich? Wann brauchst du mehr? Ein Shop, der alle vier verlässlich beantworten kann, hat eine funktionierende Bestandsverwaltung. Ein Shop, der sie nicht beständig beantworten kann, arbeitet mit blinden Flecken, die irgendwann einen Verkauf kosten.
Online steht mehr auf dem Spiel als in einem Laden. In einem Laden sieht ein Käufer ein leeres Regal. Online kann er die Bestellung für ein Produkt abschließen, das du nicht hast. Das ist ein Überverkauf, und die Folgen sind schlimmer als ein verpasster Verkauf. Es bedeutet eine Erstattung, eine Erklärung und einen enttäuschten Kunden, der nun etwas neu bestellen muss, von dem er dachte, es sei erledigt.
Wie funktioniert die Bestandsverfolgung?
Die Bestandsverfolgung beginnt mit einer Zählung. Jedes Produkt in deinem Sortiment hat eine Lagermenge. Gibt ein Käufer eine Bestellung auf, sinkt diese Menge. Erhältst du neue Ware, steigt sie. Das System, das das in Echtzeit erledigt, ist die Bestandsverfolgung.
Die manuelle Verfolgung nutzt eine Tabelle oder ein schriftliches Protokoll. Jeder Verkauf wird erfasst, jede Lieferung hinzugefügt, und der laufende Bestand wird von Hand aktualisiert. Für sehr kleine Shops mit wenigen Artikelnummern funktioniert das. Es bricht zusammen, wenn das Bestellvolumen steigt, wenn Produkte mehrere Varianten haben oder wenn du über mehrere Kanäle verkaufst und der Bestand an mehreren Stellen gleichzeitig aktualisiert werden muss.
Die automatische Verfolgung, in den meisten E-Commerce-Systemen eingebaut, aktualisiert Lagerstände in Echtzeit, sobald Bestellungen eingehen. Ein Käufer kauft ein rotes T-Shirt in Größe M. Das System zieht sofort eins vom Bestand dieser Variante ab. Fällt der Bestand auf null, wird das Produkt automatisch als nicht verfügbar oder ausverkauft markiert. Kein manueller Schritt nötig. Das ist der Standardansatz für jeden Shop mit mehr als ein paar Produkten.
Was ist ein Meldebestand und wie legst du ihn fest?
Ein Meldebestand ist der Lagerstand, bei dem du eine neue Bestellung bei deinem Lieferanten auslöst. Er ist nicht null. Bis dein Bestand null erreicht, hast du schon Verkäufe verpasst. Der Meldebestand wird so hoch angesetzt, dass neue Ware ankommt, bevor du ausverkauft bist.
Für die Berechnung eines Meldebestands brauchst du zwei Angaben. Erstens deine durchschnittliche tägliche Verkaufsrate für dieses Produkt. Zweitens die Lieferzeit deines Lieferanten, also wie viele Tage von der Bestellung bis zum Eingang der Ware vergehen. Multipliziere diese beiden Zahlen, und du hast den Mindestbestand, bei dem du nachbestellen musst, um eine Lücke zu vermeiden.
Plane darauf einen Sicherheitspuffer ein. Lieferzeiten von Lieferanten sind nicht immer genau. Eine Sendung, die in sieben Tagen ankommen sollte, braucht manchmal zehn. Der Sicherheitsbestand sind die zusätzlichen Stücke, die dich absichern, wenn der Lieferant sich verspätet oder der Absatz unerwartet steigt. Üblich ist, drei bis fünf Tage durchschnittlichen Absatz als Sicherheitsbestand auf die Basisberechnung des Meldebestands aufzuschlagen.
Lege Meldebestände je Produkt fest, nicht für das ganze Sortiment. Ein schnell drehender Bestseller braucht einen viel höheren Meldebestand als ein langsam drehender Spezialartikel. Prüfe und passe Meldebestände saisonal an, denn Absatzraten ändern sich, und die Rechnung muss mithalten.
Wie verhinderst du Überverkäufe?
Ein Überverkauf passiert, wenn ein Käufer ein Produkt kauft, das du nicht liefern kannst, weil dein System einen höheren Lagerstand zeigte, als du tatsächlich hattest. Es ist fast immer ein Synchronisierungsproblem. Dein tatsächlicher Bestand und der Bestand in deinem System haben sich auseinanderentwickelt.
Die häufigsten Ursachen sind manuelle Fehler, etwa wenn du den Bestand nach Retouren oder dem Aussortieren beschädigter Ware nicht aktualisierst. Es passiert auch, wenn du über mehrere Kanäle verkaufst und ein Verkauf auf einem Kanal den Bestand auf einem anderen nicht sofort aktualisiert. Ein Verkauf über deinen eigenen Shop und einer über einen Marktplatz für denselben Artikel können, wenn sie nicht in Echtzeit synchronisiert sind, beide durchlaufen, bevor einer der Kanäle den verfügbaren Bestand aktualisiert.
Überverkäufe zu verhindern beginnt mit genauen Beständen. Gleiche deinen physischen Bestand regelmäßig mit dem Bestand im System ab. Bei Shops mit wenig Volumen ist monatlich machbar. Bei Shops mit hohem Volumen wöchentlich oder nach jeder großen Lieferung. Verkaufst du über mehrere Kanäle, stelle sicher, dass alle aus einer einzigen Bestandsquelle lesen, statt getrennte Bestände zu führen.
Du kannst im System auch einen Bestandspuffer festlegen. Ein Puffer von zwei oder drei Stück bedeutet, dass dein Shop ein Produkt als ausverkauft zeigt, obwohl noch zwei oder drei Stück da sind. Das ist ein Sicherheitsnetz, das dir Zeit gibt, Bestände zu prüfen, bevor die letzten Stücke verkauft werden. Du tauschst ein wenig möglichen Umsatz gegen ein viel geringeres Risiko von Überverkäufen.
Was ist der Unterschied zwischen FIFO und LIFO?
FIFO steht für „first in, first out“. Es bedeutet, dass du die älteste Ware zuerst verkaufst. LIFO steht für „last in, first out“, also die neueste Ware zuerst.
Für die meisten physischen Produkte ist FIFO der richtige Ansatz. Produkte, die verfallen, nachlassen oder aus der Mode kommen, müssen in der Reihenfolge ihres Eingangs verkauft werden, damit ältere Ware nicht dauerhaft hinter neuerer liegt. Eine Lebensmittelmarke, eine Hautpflegemarke oder eine Modemarke mit saisonalen Kollektionen brauchen alle FIFO. Die zuerst eingegangene Charge ist die zuerst versendete Charge.
LIFO wird in manchen buchhalterischen Zusammenhängen genutzt, ist aber selten der richtige operative Ansatz für E-Commerce-Marken. Die Ausnahme sind Produkte, deren Zustand sich nicht verschlechtert und bei denen die Haltbarkeit keine Rolle spielt, etwa bestimmte langlebige Güter oder digitale Artikel. Selbst dann nutzen die meisten Shops standardmäßig FIFO, weil es das Risiko senkt, abgelaufene oder veraltete Ware zu halten.
Wie verwaltest du den Bestand bei Produkten mit Varianten?
Varianten sind die Kombinationen aus Größe, Farbe, Material oder anderen Optionen, die verschiedene Versionen desselben Basisprodukts bilden. Ein T-Shirt in fünf Farben und vier Größen ist ein Produkt mit zwanzig Varianten. Jede Variante hat ihren eigenen Lagerstand, ihren eigenen Meldebestand und ihre eigene Absatzrate.
Den Bestand auf Variantenebene zu verwalten ist mehr Arbeit, als ihn auf Produktebene zu verwalten, aber nur so verhinderst du Ausverkauf einzelner Varianten. Ein Produkt, das als verfügbar angezeigt wird, kann in der beliebtesten Größe oder Farbe trotzdem ausverkauft sein. Die Verfolgung auf Variantenebene macht diese Lücken sichtbar, bevor ein Käufer darauf stößt.
Fasse deine Variantendaten zusammen, wenn du Nachbestellungen prüfst. Ein rotes T-Shirt in L verkauft sich vielleicht schneller als dasselbe Shirt in XS. Lege für deine Topseller variantenspezifische Meldebestände fest und akzeptiere, dass sich schwach verkaufte Varianten mit einem kleineren Sicherheitspuffer verwalten lassen. So bindest du weniger Kapital in langsam drehende Ware, ohne deine bestverkauften Varianten ungeschützt zu lassen.
Wie machst du eine Inventur oder Bestandsprüfung?
Eine Bestandszählung ist die physische Prüfung dessen, was du wirklich hast, im Vergleich zu dem, was dein System sagt. Der Unterschied zwischen beiden Zahlen heißt Schwund, und er entsteht aus nicht richtig bearbeiteten Retouren, nicht abgeschriebener beschädigter Ware, Diebstahl und einfachen Zählfehlern.
Vollständige Inventur
Eine vollständige Inventur prüft jeden Artikel im Bestand deines Shops auf einmal. Sie ist die genaueste Methode und die störendste. Bei Shops mit großem Sortiment findet sie meist ein- oder zweimal im Jahr statt, oft am Ende einer Finanzperiode. Dabei werden jedes Produkt und jede Variante gezählt und das Ergebnis mit dem Systembestand abgeglichen.
Permanente Teilinventur (Cycle Counting)
Beim Cycle Counting prüfst du einen Teil deines Bestands in einem rotierenden Zeitplan statt alles auf einmal. Jede Woche oder jeden Monat wird ein anderer Teil deines Sortiments gezählt. Im Lauf eines Jahres ist jedes Produkt mindestens einmal gezählt worden. Das stört weniger als eine vollständige Inventur und deckt Abweichungen auf, bevor sie sich summieren. Es ist die bevorzugte Methode für Shops mit großen Beständen, die den Betrieb für eine vollständige Inventur nicht stilllegen können.
Stichproben
Stichproben sind unangekündigte Zählungen bestimmter hochwertiger oder schnell drehender Produkte. Sie werden durch ein Signal ausgelöst, etwa einen Meldebestand, der früher als erwartet erreicht wird, oder eine Kundenbeschwerde, dass ein Produkt als vorrätig galt, aber nicht verfügbar war. Stichproben bestätigen, ob der Systembestand für einen bestimmten Artikel stimmt, ohne das ganze Sortiment zu prüfen.
Was ist Sicherheitsbestand und wie viel solltest du halten?
Der Sicherheitsbestand ist die Reserve, die du über deinem Mindestbetriebsniveau hältst, um unerwartete Nachfragespitzen oder Lieferverzögerungen aufzufangen. Es ist Bestand, den du hoffentlich nicht brauchst, aber froh bist zu haben, wenn sich Lieferzeiten verschieben oder ein Produkt plötzlich schneller verkauft als prognostiziert.
Die richtige Menge an Sicherheitsbestand hängt davon ab, wie schwankend deine Nachfrage und wie zuverlässig deine Lieferanten sind. Ein Produkt mit stetigem, vorhersehbarem Absatz und einem Lieferanten, der immer pünktlich liefert, braucht sehr wenig Sicherheitsbestand. Ein Produkt mit unregelmäßigem Absatz oder einem Lieferanten mit schwankender Lieferzeit braucht mehr. Berechne den Sicherheitsbestand anhand der schlechtesten Lieferzeit und der höchsten Absatzrate, die du in einem vergleichbaren Zeitraum gesehen hast, und vergleiche das mit deinem Durchschnittsszenario. Der Unterschied zwischen dem schlechtesten Fall und dem Durchschnitt ist ungefähr der Sicherheitsbestand, den du brauchst.
Zu viel Sicherheitsbestand bindet Geld in Ware, die herumliegt, statt zu verkaufen. Zu wenig führt zu Ausverkauf, der dich Verkäufe und das Vertrauen der Käufer kostet. Prüfe den Sicherheitsbestand nach jeder Phase ungewöhnlicher Nachfrage, etwa einer Aktion, einem Produktstart oder einer saisonalen Spitze.
Wie verwaltest du den Bestand bei einem Abverkauf oder einer Aktion?
Aktionszeiträume verdichten die Absatzrate der betroffenen Produkte stark. Ein Produkt, das im normalen Betrieb 10 Stück pro Woche verkauft, kann in den ersten zwei Tagen einer Aktion 100 verkaufen. Bestandssysteme, die bei normalem Volumen gut laufen, können bei einer Spitze zurückfallen, wenn sie nicht für schnelle Bestellverarbeitung eingerichtet sind.
Prüfe vor jeder Aktion die Lagerstände jedes Produkts, das du einbeziehen willst. Lege vorsichtige Teilnahmegrenzen fest, wenn dein Bestand knapp ist. Besser ist es, eine Aktion auf eine bestimmte Stückzahl zu begrenzen, als in deiner umsatzstärksten Zeit zu überverkaufen und zu erstatten.
Gleiche nach der Aktion deine Bestände ab, bevor du den normalen Betrieb wieder öffnest. Aktionsbestellungen schaffen manchmal einen Rückstau in der Abwicklung, der die korrekte Aktualisierung des Bestands verzögert. Ein Abgleich nach der Aktion deckt diese Lücken auf, bevor sie in die reguläre Bestandsverwaltung übergehen.
So handhabt WEMASY die Bestandsverwaltung
Das E-Commerce-System von WEMASY enthält eine eingebaute Bestandsverfolgung mit Aktualisierung in Echtzeit, sobald Bestellungen aufgegeben werden, Beständen auf Variantenebene, Benachrichtigungen bei niedrigem Bestand und der Option, den Status „ausverkauft“ automatisch anzuzeigen, wenn der Bestand null erreicht. Du kannst Schwellen für Nachbestellungen festlegen und Bestandsberichte in deinem Shop-Dashboard prüfen. Was in jedem Tarif enthalten ist, siehst du auf der Preisseite. Einen tieferen Einblick, wie der Bestand mit deiner Produkteinrichtung zusammenhängt, findest du in Was ein Produktkatalog ist und wie du einen aufbaust.
Weiterführende Artikel: Was ist E-Commerce? und Wie funktioniert ein Onlineshop?.
Häufig gestellte Fragen
Wie fange ich am besten an, den Bestand zu verfolgen, wenn ich gar kein System habe?
Fang mit einer Tabelle und einer Zählung an. Liste jedes Produkt und jede Variante auf, die du führst, trage die aktuelle Menge ein und notiere die Lieferzeit deines Lieferanten. Erfasse jeden Verkauf und jede Lieferung. Das gibt dir eine Basis. Hast du eine Grundzählung und einen Prozess zur Aktualisierung, siehst du schnell, wo der manuelle Ansatz zusammenbricht, und das ist meist der Punkt, an dem ein automatisches System nötig wird. Ziel der manuellen Phase ist, dein Sortiment gut genug zu verstehen, um ein automatisches System richtig einzurichten. Mit dem Website-Builder von WEMASY kannst du das direkt in deinem Shop einrichten.
Wie gehe ich mit dem Bestand um, wenn Produkte gleichzeitig in meinem eigenen Shop und auf einem Marktplatz verkauft werden?
Der Verkauf über mehrere Kanäle braucht eine einzige Quelle der Wahrheit für den Bestand. Führt jeder Kanal seinen eigenen Bestand, sind Überverkäufe fast unvermeidlich. Nutze ein Bestandssystem, das den Bestand über alle Kanäle in Echtzeit synchronisiert, sodass ein Verkauf irgendwo sofort den verfügbaren Bestand überall verringert. Unterstützt dein E-Commerce-System das nicht von Haus aus, ist eine App für Multichannel-Bestand, die deine Kanäle mit einem gemeinsamen Bestand verbindet, die nächste Option. Auf zwei Kanälen mit getrennten Beständen zu verkaufen und auf das Beste zu hoffen, ist bei wachsendem Volumen kein tragfähiger Ansatz.
Sollte ich Nachbestellungen (Backorders) erlauben, wenn ich ausverkauft bin?
Bei Backorders können Käufer ein Produkt kaufen, das du gerade nicht hast, mit einem Liefertermin, sobald die Ware eintrifft. Sie können den Umsatz bei Ausverkauf halten, erfordern aber klare Kommunikation mit den Käufern über die erwartete Wartezeit. Bietest du Backorders an, zeige das erwartete Versanddatum gut sichtbar an und sende eine Bestätigungs-E-Mail, die den Zeitplan wiederholt. Biete nie Backorders an, wenn du unsicher bist, wann die Ware eintrifft. Käufer, die einen Artikel auf Backorder bestellen und dann keine Neuigkeiten erhalten, stornieren eher und schreiben eine schlechte Bewertung als Käufer, denen gesagt wurde, das Produkt sei einfach ausverkauft.
Wie gehe ich mit dem Bestand bei Produkten um, die ich selbst herstelle, statt sie bei einem Lieferanten zu kaufen?
Bei handgemachten Produkten oder Produkten auf Bestellung konzentriert sich die Bestandsverwaltung auf die Produktionskapazität statt auf den Lagerbestand. Erfasse die Materialien und Komponenten, die du für jedes Produkt brauchst, deinen aktuellen Materialbestand und deine Produktionsrate. Meldebestände gelten für deine Rohstoffe, nicht für Fertigware. Lege für jedes Produkt eine realistische Lieferzeit fest, die darauf beruht, wie lange du für die Herstellung brauchst, und zeige diesen Zeitplan den Käufern an der Kasse. Wächst dein Bestellvolumen schneller als deine Produktionskapazität, ist diese Lücke das wichtigste Bestandssignal in deinem Betrieb.
Was ist Ladenhüter-Ware (Dead Stock) und wie vermeide ich sie?
Dead Stock ist Bestand, der sich nicht verkauft und zum aktuellen Preis wahrscheinlich nicht mehr verkauft wird. Er bindet Kapital, nimmt Lagerplatz ein und ist ein Einkaufs- oder Prognosefehler. Um ihn zu vermeiden, kaufe bei neuen oder unerprobten Produkten vorsichtig ein und erhöhe Bestellungen erst, wenn du echte Verkaufsdaten hast. Prüfe langsam drehende Artikel monatlich. Ein Produkt, das sich 60 Tage nicht verkauft hat, ist ein Kandidat für eine Preissenkung oder einen Aktionsschub, bevor es dauerhaft zum Ladenhüter wird. Je früher du bei langsam drehender Ware handelst, desto mehr von deiner Investition holst du zurück.
Wie wirkt sich Dropshipping auf die Bestandsverwaltung aus?
Beim Dropshipping hältst du keinen physischen Bestand. Dein Lieferant versendet direkt an deinen Käufer, wenn eine Bestellung aufgegeben wird. Bestandsverwaltung heißt in diesem Modell, die Verfügbarkeit beim Lieferanten zu verfolgen, nicht deinen eigenen Bestand. Das Risiko ist, dass der Lagerstand deines Lieferanten und die im Shop angezeigte Verfügbarkeit auseinanderlaufen. Ein Käufer kauft ein Produkt, das dein Shop als vorrätig zeigt, aber dein Lieferant hat keins mehr. Das führt zu einem Überverkauf, der schwerer zu verhindern ist, weil du von der Datengenauigkeit deines Lieferanten abhängst. Stelle deinen Shop wenn möglich so ein, dass er die Verfügbarkeit anhand von Echtzeit-Feeds des Lieferanten aktualisiert, und baue einen Prozess auf, um die Lagerstände des Lieferanten regelmäßig zu überwachen.