Die Rechnung ging am Ersten raus. Am Fünfzehnten immer noch nichts. Du hast eine harte Mail "ZAHLUNG ÜBERFÄLLIG" entworfen, wieder gelöscht und den offenen Betrag noch eine Woche liegen lassen, weil du das unangenehme Gespräch gemieden hast.
Für genau diesen Moment gibt es die Zahlungserinnerung. Sie ist eine Nachricht, die verschickt wird, wenn ein Kunde Geld für eine Buchung, Leistung oder Bestellung schuldet und die Frist verstrichen ist oder näher rückt. Gut gemacht, holt sie Umsatz herein und erhält die Beziehung. Schlecht gemacht, klingt sie wie die Drohung eines Inkassobüros und du verlierst den Kunden. So schreibst du eine Zahlungserinnerung, die Antworten bringt.
Was eine Zahlungserinnerung enthalten sollte
Beziehe dich auf den ursprünglichen Vorgang. Rechnungsnummer, Buchungsnummer, Datum der Leistung und offener Betrag helfen dem Kunden, die Erinnerung seinen Unterlagen zuzuordnen.
Nenne die Frist klar. "Die Zahlung war am 1. März fällig" oder "Deine Anzahlung von $150 ist vor deinem Termin am 5. April fällig" nimmt jede Unklarheit.
Erkläre Folgen, ohne zu drohen. "Deine Reservierung kann freigegeben werden, wenn bis Freitag keine Zahlung eingeht" ist sachlich. Warnungen in Großbuchstaben wirken feindselig.
Biete einen einfachen Zahlungsweg. Ein Link oder ein Kanal für Antworten. Hürden beim Bezahlen sind der Grund, warum viele Erinnerungen überhaupt ignoriert werden.
So schreibst du den Text einer Zahlungserinnerung
Nutze eine Folge mit drei Kontakten. Eine freundliche Erinnerung vor der Fälligkeit, eine Mitteilung am Fälligkeitstag und ein letztes Nachfassen, bevor du eine Buchung stornierst oder intern eskalierst. Jede Nachricht darf etwas direkter klingen, ohne aggressiv zu werden.
Vor der Fälligkeit: "Hi Alex, eine freundliche Erinnerung: Deine Anzahlung von $200 für das Event am 12. Mai ist bis zum 28. April fällig. Hier bezahlen: [Link]. Melde dich bei Fragen."
Am Fälligkeitstag: "Deine Anzahlung für das Event am 12. Mai war gestern fällig. Bitte schließe die Zahlung bis Ende der Woche ab, um deine Reservierung zu halten: [Link]."
Letzte Mitteilung: "Wir haben deine Anzahlung für das Event am 12. Mai noch nicht erhalten. Die Zahlung ist bis Freitag nötig, sonst geben wir deinen Platz frei. Melde dich, wenn du deine Buchung ändern möchtest."
Personalisiere mit dem Namen des Kunden und konkreten Angaben zur Buchung. Allgemeine Vorlagen im Stil von "du schuldest Geld" wirken auf die schlechteste Art automatisiert.
Anzahlung und Bezahlvorgang verbinden sich mit Modul zwei in So richtest du einen Zahlungsanbieter für Buchungen ein. Abgeschlossene Zahlungen lösen eine andere Art von Nachricht aus, die in Vorlagen für Bestellbestätigungen behandelt wird.
Wahl von Kanal und Timing
E-Mail passt zu detaillierten Rechnungen mit Positionen und Zahlungslinks. Sie schafft einen durchsuchbaren Nachweis, auf den beide Seiten zugreifen können.
SMS passt zu kurzen Erinnerungen an Anzahlungen für anstehende Termine. Bleib unter einem Bildschirm und verlinke auf eine mobilfreundliche Zahlungsseite.
Schicke Erinnerungen vor der Fälligkeit 3 bis 5 Tage vor der Frist. Viele Kunden zahlen spät, weil ihnen das Datum entfallen ist, nicht weil sie sich weigern.
Stoppe Erinnerungen sofort, wenn die Zahlung eingegangen ist. Nichts verwirrt Kunden mehr als eine Mahnung, die ankommt, nachdem sie schon bezahlt haben.
Wenn ein weicherer Ton zu deiner Zielgruppe passt oder der Betrag klein ist, behandelt das nächste Kapitel So schreibst du eine freundliche Zahlungserinnerung Formulierungen, die das Wohlwollen erhalten und trotzdem zum Handeln auffordern.
Häufige Fragen
Wie viele Zahlungserinnerungen sollte ich senden?
Drei Kontakte sind eine gängige Folge: vor der Fälligkeit, am Fälligkeitstag und eine letzte Mitteilung vor der Stornierung. Mehr als vier Nachrichten ohne Antwort bedeuten meist, dass der Kunde einen Anruf braucht und keine weitere Mail.
Sollten Zahlungserinnerungen Mahngebühren erwähnen?
Nenne Mahngebühren nur, wenn deine Regeln sie wirklich vorsehen und der Kunde bei der Buchung zugestimmt hat. Überraschende Gebühren in einer Erinnerung schaden dem Vertrauen. Verlinke auf deine veröffentlichten Zahlungsbedingungen, statt in der Nachricht Strafen zu erfinden.
Kann WEMASY Zahlungserinnerungen automatisieren?
WEMASY-Buchungs- und Zahlungsabläufe können Nachrichten auslösen, wenn Anzahlungen bei einer Buchung offen bleiben. Verbinde den Bezahlvorgang auf deiner Website über den Website-Builder, damit Erinnerungen sich auf dieselbe Reservierung beziehen, die der Kunde online angelegt hat.
Was ist der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Buchungsbestätigung?
Bestätigungen belegen, dass eine Reservierung existiert, und gehen oft direkt nach der Buchung raus. Zahlungserinnerungen fordern Geld ein, das noch offen ist. Zum ersten Kontaktpunkt in der Customer Journey siehe Was ist eine Buchungsbestätigung.
Sollte ich bei überfälligen Zahlungen anrufen statt mailen?
Ein Anruf passt, wenn der Betrag groß ist oder der Kunde drei Mails nicht geöffnet hat. Beginne bei kleineren Beträgen mit schriftlichen Erinnerungen, damit beide Seiten klar belegt haben, was kommuniziert wurde.
Wann sollte ich eine Buchung wegen nicht gezahlter Beträge stornieren?
Nenne die Grenze für die Stornierung in deiner letzten Erinnerung und halte dich konsequent an deine veröffentlichten Regeln. Modul vier behandelt das Schreiben von Regeln in So erstellst du eine Vorlage für Stornierungsregeln.