Worauf solltest du bei einem E-Mail-Hosting-Tarif achten?

Checkliste für die Wahl eines E-Mail-Hosting-Tarifs

Die Wahl des richtigen Anbieters wird leichter, wenn du weißt, worauf du bei einem E-Mail-Hosting-Tarif achten musst. Hier ist eine praktische Checkliste mit Tipps für Unternehmer, die die wichtigsten Funktionen abdeckt, die jedes Unternehmen prüfen sollte.

1. Eigene Domain

Die Unterstützung einer eigenen Domain gehört zu den wichtigsten Funktionen beim E-Mail-Hosting. Jeder seriöse Ratgeber sagt dir, dass E-Mail mit eigener Domain Pflicht ist. Dein Tarif muss es dir ermöglichen, E-Mail-Adressen mit deiner Firmendomain zu erstellen. Der Tarif, der dir angeboten wird, muss dir E-Mails mit eigener Domain geben.

Das ist eine Grundleistung, die jede E-Mail-Hosting-Plattform bieten sollte. Achte darauf, dass dein Tarif die Einrichtung einer eigenen Domain unterstützt, damit du E-Mail-Adressen mit deinem Markennamen erstellen kannst, die Vertrauen bei Kunden schaffen. Prüfe, wie viele Adressen mit eigener Domain dein Tarif erlaubt. Je mehr, desto besser für dein Team.

2. Sicherheit

Sicherheit gehört zu den wichtigsten Punkten bei der Wahl eines E-Mail-Hosting-Tarifs. Deine E-Mails enthalten sensible Informationen: Zahlungsdaten, Geschäftsinformationen, Kundendaten und interne Kommunikation. Ohne Sicherheit drohen deiner Marke per E-Mail Betrug, Datenlecks, Phishing und weitere Gefahren. Diese Schutzfunktionen muss deine E-Mail-Hosting-Plattform bieten:

• 2FA: Die Zwei-Faktor-Authentifizierung fügt mit einem Einmalpasswort oder einer Sicherheitsfrage eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu.

• Spamschutz: Spamfilter blockieren unerwünschte E-Mails und mögliche Phishing-Versuche.

• Verschlüsselung: Bei sensiblen E-Mails sorgt Verschlüsselung dafür, dass nur der vorgesehene Empfänger deine Nachrichten lesen kann.

3. Speicher

Sobald du eine geschäftliche E-Mail-Adresse hast, gehen viele E-Mails ein und aus. Wenn dein Unternehmen wächst, wachsen auch Posteingang und Gesendet-Ordner. Die Speicherkapazität ist eine der wichtigsten Funktionen und wirkt sich direkt auf deinen Arbeitsalltag aus. Du brauchst eine E-Mail-Hosting-Plattform mit ausreichend Speicher und der Möglichkeit, E-Mails zu sortieren.

• Speicher: Achte auf Tarife mit viel Speicher, damit du nicht ständig aufräumen musst.

• Archivierung: Stelle sicher, dass sich alte E-Mails leicht archivieren lassen, damit sie bei Bedarf weiter erreichbar sind.

• Erweiterbarer Speicher: Wenn dein Unternehmen wächst, brauchst du einen Tarif, der mit deinem Speicherbedarf mitwächst.

4. Zusammenarbeit im Team

Ein vollständiger Ratgeber zum E-Mail-Hosting nennt Zusammenarbeit immer als wichtigen Faktor. Tools für die Zusammenarbeit gehören zu den wichtigsten Funktionen für wachsende Teams. Wer seine Zugangsdaten weitergibt, riskiert einen Sicherheitsvorfall. Wenn du ein Team hast, brauchst du Funktionen, die alle auf dem gleichen Stand halten. Wähle eine E-Mail-Hosting-Plattform mit Funktionen für die Teamarbeit, damit du Zugänge mit deinem Team verwalten kannst.

• Gemeinsames Postfach: Wähle eine Plattform, bei der mehrere Teammitglieder E-Mails aus demselben Postfach abrufen und bearbeiten können, besonders nützlich für Kundensupport oder Vertrieb.

• Adressen für Rollen: Die Plattform sollte dir erlauben, deine E-Mail-Adressen frei zu benennen. Du solltest Adressen wie info, support, hr und mehr anlegen können.

• Team-Integration: Wenn du deine E-Mails mit Kalendern und Aufgaben-Tools synchronisierst, werden Terminplanung und Nachfassen ganz einfach.

5. Kundensupport

Wenn du prüfst, worauf du bei einem E-Mail-Hosting-Tarif achten solltest, darfst du den Kundensupport nie außer Acht lassen. Mit einem Konto auf einer E-Mail-Hosting-Plattform brauchst du vielleicht Hilfe beim Einrichten oder zu jeder anderen Zeit. Wähle einen Anbieter, der rund um die Uhr erreichbar ist. Für einen guten Support sollte die Plattform Folgendes bieten:

• Hilfe rund um die Uhr: Du weißt nie, wann ein Problem auftaucht, deshalb ist Support rund um die Uhr wichtig.

• Support über mehrere Kanäle: Achte auf einen Anbieter mit Live-Chat, Telefon- und E-Mail-Support.

• Ticketsystem: Wähle eine Plattform, die Tickets erstellt und den Status deines Problems oder deiner Anfrage regelmäßig aktualisiert.

• Hilfreiche Ressourcen: Du kannst nicht immer auf die Antwort des Supports warten. Prüfe, ob die Plattform gute Ressourcen und eine Wissensdatenbank mit Artikeln, FAQs und Tipps zur Fehlerbehebung hat. Das spart dir viel Zeit.

6. Integration von Tools

Integrationen gehören zu den wichtigsten Funktionen für effiziente Abläufe. Deine E-Mails müssen gut mit den anderen Tools zusammenarbeiten, die du jeden Tag nutzt. Wähle eine Plattform, die viele Integrationen erlaubt oder ein All-in-One-System mitbringt, damit die Arbeit leicht fällt. Prüfe, ob die Integrationen Folgendes umfassen:

• CRM-Integration: Stelle sicher, dass dein E-Mail-System gut mit deiner CRM-Software zusammenarbeitet, oder wähle eine Plattform mit eigenem CRM.

• Tool-Integration: Es gibt viele Kampagnen- und Analyse-Tools, die du mit deinem E-Mail-System verbinden musst. Stelle sicher, dass die Plattform diese Integrationen erlaubt.

• Kalender-Integration: Die Synchronisierung deiner E-Mails mit deinem Kalender ist entscheidend für die Planung von Meetings und Fristen.

• Integrationen zum Teilen von Dateien: Wenn du Dateien direkt aus deinen E-Mails über einen Cloud-Speicher teilen kannst, sparst du Zeit und erleichterst die Zusammenarbeit.

7. Backup-Optionen

Wichtige Informationen oder Daten können jedem jederzeit verloren gehen. Das gilt auch für deine E-Mails. Ursache kann ein Fehler, ein Versehen oder ein Systemausfall sein. Wähle ein System, mit dem du wichtige E-Mails bei Bedarf wiederherstellen kannst.

• Automatische Backups: Wähle einen Anbieter, der deine E-Mails regelmäßig sichert, damit nichts Wichtiges verloren geht.

• Wiederherstellung: Stelle sicher, dass du mit deinem Tarif alte E-Mails und Ordner bei Bedarf leicht wiederherstellen kannst.

8. Preise

Der Preis ist ein entscheidender Punkt bei der Wahl eines E-Mail-Hosting-Anbieters. Ein Preisvergleich zeigt dir, welche Tarife echten Wert bieten und welche für Grundfunktionen zu viel verlangen. Nicht jeder teure Tarif bietet die besten Funktionen. Auf dem Markt gibt es seriöse Anbieter mit fairen Preisen, aber auch Anbieter, die zu viel verlangen. Einer der praktischsten Tipps für Unternehmen: Vergleiche mindestens drei Anbieter direkt, bevor du dich festlegst. Achte bei deinem Tarif auf Folgendes:

• Transparente Preise: Stelle sicher, dass du genau weißt, wofür du zahlst, und dass es keine versteckten Gebühren gibt.

• Flexibilität: Deine Anforderungen an E-Mails können mit der Zeit wachsen. Achte deshalb auf einen Tarif, mit dem du problemlos mitwachsen kannst.

• Kostenlose Testphase oder Demo: So kannst du den Dienst testen, bevor du dich langfristig bindest.

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Mehr dazu, wie du deine E-Mails sicher hältst, liest du in unserem Blog mit Tipps für E-Mail-Speicher und Sicherheit. Wie geschäftliche E-Mails deine Marke stärken, erfährst du in geschäftliche vs. kostenlose E-Mail für dein Branding. Außerdem kannst du nachlesen, wie du eine Website baust, die deine Unternehmensziele unterstützt.

Häufig gestellte Fragen