Die Geschäftsführerin hat 30 Sekunden. So lange schaut sie auf dein Executive-Dashboard, bevor sie zum Nächsten übergeht.
In 30 Sekunden muss das Dashboard eine Frage beantworten: Ist das Geschäft gesund?
Wenn das Dashboard mit 15 Kennzahlen überladen ist, kann die Geschäftsführerin das nicht in 30 Sekunden beantworten. Das Dashboard ist gescheitert.
Wenn das Dashboard 3 Kennzahlen zeigt, die zusammen ein klares Bild der Gesundheit des Geschäfts zeichnen, weiß sie es sofort. Weitermachen wie bisher. Oder gegensteuern.
Die eine Leitkennzahl
Ein Executive-Dashboard beginnt mit einer Zahl. Umsatz. Wiederkehrender Umsatz. Gesamtes Handelsvolumen. Was auch immer die Gesundheit des Geschäfts abbildet.
Diese Kennzahl ist groß. Fett. In der Mitte des Dashboards. Nicht zu übersehen.
Unter der Kennzahl: das Ziel. Liegt der Ist-Wert über oder unter dem Ziel? Farbe: grün bei darüber, rot bei darunter.
Die Veränderung zum letzten Monat und der Vergleich zum Vorjahr stehen unter der Kennzahl.
Das war es. Eine Kennzahl. Die ganze Geschichte.
Drei unterstützende Kennzahlen
Die Leitkennzahl allein erzählt nicht die ganze Geschichte. Ergänze drei unterstützende Kennzahlen, die erklären, warum sich die Leitkennzahl bewegt hat.
Für SaaS: ARR (Leitkennzahl), Neukunden (Treiber), Kündigungsrate (Treiber), Zusatzumsatz (Treiber).
Für Onlineshops: Umsatz (Leitkennzahl), Traffic (Treiber), Conversion-Rate (Treiber), durchschnittlicher Bestellwert (Treiber).
Für Marktplätze: GMV (Leitkennzahl), Anzahl der Verkäufer (Treiber), Anzahl der Käufer (Treiber), durchschnittliche Transaktion (Treiber).
Drei unterstützende Kennzahlen passen auf einen Bildschirm. Die Führungskraft sieht alle vier ohne Scrollen.
Das Gespräch von zwei Minuten
Die Führungskraft wirft einen Blick auf das Dashboard. Sie sieht, dass die Leitkennzahl unter dem Ziel liegt.
Sie schaut auf die unterstützenden Kennzahlen. Sie sieht, dass die Abwanderung über dem Ziel liegt. Die Neukunden liegen im Ziel. Der Zusatzumsatz ist schwach.
Zwei Minuten Gespräch mit dem Team: Der Umsatz liegt darunter, weil die Abwanderung hoch ist. Lasst uns in diesem Quartal auf Kundenbindung setzen. Bei der Gewinnung von Neukunden ist alles gut.
Einfach. Klar. Umsetzbar.
Ohne das Dashboard bräuchte die Führungskraft ein Meeting von 10 Minuten für dieselbe Information.
Kein Drill-down
Ein Executive-Dashboard sollte kein Drill-down erlauben. Kein Klicken, um Details auf Seitenebene zu sehen. Kein Erkunden von Kanälen.
Die Führungskraft braucht den Überblick. Drill-down ist für Manager und Analysten.
Wenn die Führungskraft Details braucht, fragt sie den Manager. Der Manager hat ein detailliertes Dashboard zum Eintauchen.
Das Executive-Dashboard ist nur lesbar. Nur Zahlen. Keine Interaktion.
Statusanzeigen zählen mehr als Zahlen
Die Führungskraft erinnert sich nicht an den Umsatz des letzten Monats. Sie erinnert sich aber, ob wir das Ziel erreicht haben.
Zeige die Kennzahl mit Ziel und Statusanzeige (grün/rot).
Umsatz 500.000 $ gegenüber dem Ziel von 550.000 $ = rot. Das ist leichter zu verstehen als Der Umsatz liegt bei 500.000 $.
Echtes Beispiel: Executive-Dashboard für SaaS
Oberer Bereich (Leitkennzahl)
Jährlich wiederkehrender Umsatz: 5,1 Mio. $. Ziel: 5,5 Mio. $. Status: rot (92,7 % des Ziels). Veränderung: +100.000 $ zum letzten Monat (+2 % zum Vormonat). Zum Vorjahr: +400.000 $ (+8,5 % zum Vorjahr).
Mittlerer Bereich (drei unterstützende Kennzahlen)
Neukunden in diesem Monat: 200 (Ziel 250) = rot. Kündigungsrate: 3,0 % pro Monat (Ziel 2,5 %) = rot. Zusatzumsatz pro Kunde: 0,8 Tsd. $ pro Jahr (Ziel 1,0 Tsd. $) = gelb.
Unterer Bereich (Handlung)
Hauptproblem: Die Abwanderung liegt über dem Ziel. Fokus auf Kundenbindung. Nebenproblem: Die Gewinnung von Neukunden liegt unter dem Ziel. Die Vertriebs-Pipeline untersuchen.
Diese Fehler bei Executive-Dashboards vermeiden
Fehler 1: zu viele Kennzahlen
Bei mehr als 5 Kennzahlen ist die Führungskraft überfordert.
Fehler 2: Kennzahlen ohne Ziele
Nur Zahlen zu zeigen, ohne Vergleich mit dem Ziel, ist nutzlos.
Fehler 3: Prozentwerte ohne Kontext
Der Umsatz ist um 2 % gestiegen sagt nichts, wenn man nicht weiß, ob das gut ist. Der Umsatz ist um 2 % gestiegen, das Ziel waren 5 %, wir liegen zurück sagt etwas.
Fehler 4: veraltete Daten
Wenn die Daten veraltet sind, entscheidet die Führungskraft auf Basis alter Informationen.
Fehler 5: keine klare Handlung
Zahlen sollten Entscheidungen leiten. Wenn die Führungskraft nicht erkennen kann, welche Handlung nötig ist, ist das Dashboard gescheitert.
Wie oft Executive-Dashboards aktualisiert werden
Täglich: wenn das Geschäft schnell läuft und die Führungskraft täglich entscheidet.
Wöchentlich: wenn Entscheidungen wöchentlich fallen.
Monatlich: wenn große Entscheidungen monatlich fallen.
Die meisten Führungskräfte wollen ein wöchentliches Dashboard. Oft genug, um Probleme zu erkennen. Nicht so oft, dass das Rauschen überwältigt.
Das Briefing-Meeting
Ein Executive-Dashboard löst oft ein Briefing-Meeting aus.
Die Führungskraft sieht, dass der Umsatz unter dem Ziel liegt und die Abwanderung hoch ist. Sie ruft den Manager zum Briefing.
Der Manager bringt ein detailliertes Dashboard mit, das die Abwanderung nach Kundensegment, die Funktionsnutzung und Support-Probleme zeigt.
Ein Meeting von 20 Minuten. Das Problem ist erkannt. Ein Plan steht.
Das Executive-Dashboard hat seine Aufgabe erfüllt: Es hat ein Problem sichtbar gemacht, das untersucht werden musste.
Häufige Fragen
Sollte ein Executive-Dashboard Prognosen enthalten?
Nur, wenn die Prognose wöchentlich oder monatlich aktualisiert wird. Eine veraltete Prognose ist schlechter als keine. Wenn du die Prognose ernst nimmst, nimm sie auf. Wenn die Prognose eine Schätzung für das Jahr ist, lass sie weg. Beispiel: Wenn du den Umsatz anhand einer Vertriebs-Pipeline prognostizierst, die wöchentlich aktualisiert wird, nimm die Prognose auf. Wenn die Prognose das Jahresbudget ist, nimm sie nicht in das Wochen-Dashboard auf. Eine veraltete Prognose führt zu schlechten Entscheidungen. Mit dem Website-Builder von WEMASY richtest du das direkt auf deiner Website ein.
Was, wenn die Geschäftsführerin mehr Kennzahlen sehen will?
Halte dagegen. Sag ihr, dass die Aufgabe eines Executive-Dashboards Klarheit ist. Mehr Kennzahlen schaffen Verwirrung. Wenn sie mehr Details will, zeige ihr das Dashboard der Manager. Das Executive-Dashboard sollte aber einfach bleiben. Der Kompromiss: Ein einfaches Dashboard ist weniger informativ, aber besser umsetzbar. Ein detailliertes Dashboard ist informativer, aber weniger umsetzbar. Entscheide dich für eines. Executive-Dashboards sollten einfach sein.
Sollen wir externe Vergleichswerte aufnehmen (Wettbewerber, Branchendurchschnitt)?
Nur, wenn du verlässliche Daten hast. Wenn du rätst, nicht. Wenn du Marktinformationen oder einen Branchenbericht gekauft hast, nimm einen Bezugspunkt auf. Nimm nicht 5 Vergleichswerte auf. Das ist zu viel Durcheinander. Beispiel: Unser Umsatzwachstum liegt bei 8 % zum Vorjahr. Der Branchendurchschnitt liegt bei 5 %. Ein Vergleich gibt Kontext. Fünf Vergleiche erzeugen Rauschen.
Was, wenn eine der drei unterstützenden Kennzahlen immer grün und nie interessant ist?
Ersetze sie. Wenn die Gewinnung von Neukunden immer im Ziel liegt und nie Sorgen macht, nimm sie heraus. Ersetze sie durch eine Kennzahl, die schwankt. Kosten pro Neukunde, Funktionsnutzung oder etwas anderes, das sich zu beobachten lohnt. Das Dashboard sollte Kennzahlen zeigen, die Beobachtung brauchen, nicht Kennzahlen, die immer in Ordnung sind. Ein Dashboard ist für Entscheidungen da. Wenn eine Kennzahl nie eine Entscheidung ändert, nimm sie heraus.
Wie gehen wir im Executive-Dashboard mit saisonalen Kennzahlen um?
Zeige den saisonalen Kontext. Umsatz 500.000 $ gegenüber dem Ziel von 550.000 $ (das saisonale Ziel für März liegt bei 480.000 $, wir liegen über dem März-Durchschnitt). Erkenne die Saisonalität an, markiere aber, ob du über oder unter der saisonalen Erwartung liegst. Verstecke die Saisonalität nicht. Mach sie sichtbar, damit die Führungskraft sie versteht.
Sollte das Executive-Dashboard in Echtzeit aktualisiert werden, oder reicht täglich?
Für die meisten Führungskräfte reicht täglich. Echtzeit ist aufwendig im Unterhalt, und Führungskräfte schauen nicht so oft nach. Aktualisiere täglich. Wenn eine Führungskraft mehrmals am Tag nachsieht, mischt sie sich wahrscheinlich zu sehr ein. Ermutige sie, einmal täglich oder wöchentlich nachzusehen. Echtzeit-Dashboards sind für Teams im Betrieb da, nicht für die Führung.