Du checkst E-Mails auf dem Handy während eines Kundengesprächs. Du antwortest vom Laptop im Café. Später suchst du einen Anhang, den dir jemand letzten Monat geschickt hat. Drei Geräte, eine Geschäftsadresse und das nagende Gefühl, etwas zu übersehen, weil deine Nachrichten an verschiedenen Orten liegen.
Ein E-Mail-Programm (auch E-Mail-Client genannt) ist die Anwendung oder Browseroberfläche, in der du E-Mails tatsächlich liest und sendest. Dein E-Mail-Hosting speichert die Nachrichten. Das Programm ist der Weg, wie du damit arbeitest. Die richtige Wahl bestimmt, wie reibungslos dein Alltag läuft.
Was ist ein E-Mail-Programm?
Ein E-Mail-Programm ist jedes Werkzeug, das sich mit deinem Postfach verbindet und dich Nachrichten verwalten lässt. Es kann eine Desktop-App, eine mobile App oder eine webbasierte Oberfläche namens Webmail sein. Alle drei erledigen dieselbe Kernaufgabe: Sie zeigen deinen Posteingang, lassen dich Antworten schreiben und ordnen Ordner oder Labels.
Dein E-Mail-Hosting-Anbieter enthält in der Regel standardmäßig Webmail-Zugriff. Du meldest dich im Browser an, ohne etwas zu installieren. Eigene Apps ergänzen oft Funktionen wie Offline-Zugriff, Benachrichtigungen und Kalenderanbindung.
Typen von E-Mail-Programmen für Unternehmen
Webmail läuft in jedem Browser. Du erreichst sie über das Mail-Portal deines Hosting-Anbieters. Sie braucht keine Installation und funktioniert auf jedem Gerät mit Internetzugang. Der Nachteil: Ohne Verbindung kannst du keine E-Mails lesen, es sei denn, der Anbieter unterstützt einen Offline-Modus.
Desktop-Programme werden auf deinem Computer installiert und synchronisieren sich mit deinem Postfach. Sie fühlen sich für Vielnutzer, die täglich Dutzende Nachrichten verwalten, oft schneller an. Mobile Programme tun dasselbe auf deinem Handy, mit Push-Benachrichtigungen für neue E-Mails.
1. Webmail für Einfachheit
Starte hier, wenn du mäßig viele E-Mails schickst und von verschiedenen Geräten arbeitest. Webmail hält alles an einem Ort, ohne Synchronisierungsärger. Die meisten Hosting-Dashboards verlinken direkt auf dein Webmail-Login.
2. Desktop- oder Mobil-Apps für hohes Volumen
Wechsle zu einer eigenen App, wenn du viele E-Mails bearbeitest, Offline-Zugriff brauchst oder gemeinsame Posteingänge über mehrere Adressen willst. Das Kapitel Tools für geschäftliche E-Mail behandelt die breitere Tool-Landschaft.
3. Ein Programm, eine Hauptadresse
Verbinde deine Geschäftsadresse mit einem Hauptprogramm und halte private E-Mails getrennt. Beides in einem Posteingang zu mischen verwirrt und erhöht das Risiko, eine private Antwort von deiner Geschäftsadresse zu senden.
Sobald du ein Programm gewählt hast, brauchst du Servereinstellungen, um es mit deinem Hosting zu verbinden. Das nächste Kapitel zu den SMTP-Einstellungen erklärt diese Werte und was jeder bedeutet.
Häufige Fragen
Muss ich ein E-Mail-Programm installieren, um geschäftliche E-Mail zu nutzen?
Nein. Die Webmail deines Hostings läuft ohne Installation in jedem Browser. Eigene Apps sind optional, wenn du Offline-Zugriff oder erweiterte Ordnungsfunktionen willst. Das E-Mail-Hosting von WEMASY, einschließlich Webmail, kommt bald; bis dahin nutzt du die Webmail deines eigenen E-Mail-Anbieters neben Websites, die du im Website-Builder erstellst.
Kann ich dasselbe E-Mail-Programm auf Handy und Computer nutzen?
Ja. Die meisten Programme synchronisieren sich über Geräte hinweg, wenn sie mit demselben Postfach verbunden sind. Nachrichten, die du auf dem Handy gelesen hast, erscheinen mit IMAP-Synchronisierung auch auf dem Laptop als gelesen, und umgekehrt.
Was ist der Unterschied zwischen Webmail und einer E-Mail-App?
Webmail läuft im Browser und braucht eine Internetverbindung. Eine E-Mail-App wird auf deinem Gerät installiert und kann Nachrichten lokal zum Offline-Lesen speichern. Beide verbinden sich mit demselben Postfach bei deinem Hosting-Anbieter.
Sollte ich geschäftliche E-Mail auf meinem privaten Handy abrufen?
Viele Gründer tun das, und es klappt gut mit einem eigenen Geschäftskonto in der Mail-App deines Handys. Halte die Benachrichtigungen von privater E-Mail getrennt, damit du nach Feierabend abschalten kannst, wenn nötig.
Wie verbinde ich ein E-Mail-Programm mit meinem geschäftlichen Postfach?
Dein Hosting-Anbieter gibt dir Servereinstellungen für eingehende und ausgehende E-Mails. Trage sie zusammen mit deiner Adresse und deinem Passwort in der Kontoeinrichtung deines Programms ein. Das nächste Kapitel zu SMTP-Einstellungen für geschäftliche E-Mail erklärt jeden Wert.
Bietet WEMASY Webmail für geschäftliche Adressen?
Noch nicht, das E-Mail-Hosting von WEMASY kommt bald. Die meisten E-Mail-Anbieter bieten Webmail-Zugriff für Postfächer auf deiner Domain. Du kannst auch Mail-Apps von Drittanbietern mit den Servereinstellungen deines E-Mail-Anbieters verbinden.