Nach fast jeder Formular-Einsendung soll etwas passieren. Du willst eine E-Mail senden, einen CRM-Kontakt anlegen, die Daten in einer Tabelle festhalten oder ein Lagersystem aktualisieren. Dein Formular-Tool hat aber vielleicht nicht für jedes System, das du nutzt, eine eingebaute Integration. Hier kommen Webhooks ins Spiel.
Dieser Artikel zeigt, wie Webhooks funktionieren, was du damit automatisieren kannst und wie du sie auch ohne technisches Wissen einrichtest.
Was ein Webhook ist und wie er funktioniert
Ein Webhook ist eine Möglichkeit, wie dein Formular-Tool Daten automatisch an ein anderes System sendet. Statt dass du Daten zwischen Systemen kopierst und einfügst, übernimmt das Formular-Tool das automatisch für dich.
So läuft es ab: Jemand schickt dein Formular ab. Dein Formular-Tool empfängt die Einsendung. Statt dort zu enden, sendet das Formular-Tool die Daten an eine Webhook-URL, die du angibst. Diese Webhook-URL ist mit einem anderen System verbunden (das kann deine eigene Anwendung sein, ein Dienst eines Drittanbieters, eine Tabelle und so weiter). Der Webhook liefert die Daten an dieses System. Das System empfängt sie und tut etwas damit (legt einen Datensatz an, sendet eine E-Mail, aktualisiert einen Bestand und so weiter).
Das alles geschieht in Sekunden. Es ist keine manuelle Arbeit nötig.
Webhooks und native Integrationen
Viele Formular-Tools haben native Integrationen mit beliebten CRMs und E-Mail-Plattformen. Du klickst auf eine Schaltfläche, meldest dich an, und fertig. Die sind einfacher, weil sie fertig gebaut sind.
Webhooks sind anders. Sie sind flexibel, brauchen aber mehr Einrichtung. Du sagst dem Formular-Tool im Grunde "sende diese Daten an diese URL" statt "sende diese Daten an mein CRM" (was fertig gebaut ist).
Wann nutzt du Webhooks statt nativer Integrationen?
Wenn dein Dienst nicht in der Liste der nativen Integrationen steht: Dein Formular-Tool verbindet sich mit einem beliebten CRM, aber nicht mit deinem eigenen CRM. Nutze einen Webhook.
Wenn du eigene Logik brauchst: Du willst Daten nicht einfach unverändert senden. Du willst sie umwandeln, filtern oder mit anderen Daten kombinieren. Das geht mit Webhooks.
Wenn du interne Systeme anbinden willst: Dein Unternehmen hat eine eigene Anwendung oder interne Datenbank, die kein öffentlicher Dienst ist. Ein Webhook kann Formulardaten dorthin senden.
Häufige Anwendungsfälle für Webhooks
Daten an eine eigene Anwendung senden
Du hast ein eigenes System für die Formularverarbeitung gebaut oder ein internes Tool. Ein Webhook sendet Einsendungen an deine Anwendung, damit sie diese auf deine Art verarbeitet.
Benachrichtigungen im Team-Chat erstellen
Wenn jemand ein Formular abschickt, sende automatisch eine Nachricht an den Kanal deines Team-Chats. Dein Team wird sofort benachrichtigt, ohne im Formular-Tool nachsehen zu müssen.
Eine Tabelle in Google Sheets oder einer anderen Tabellenkalkulation aktualisieren
Jede Einsendung fügt automatisch eine Zeile zu einer Tabelle hinzu. Du hast ein Echtzeit-Protokoll aller Einsendungen, ohne sie von Hand einzutragen.
Daten in einer eigenen Datenbank protokollieren
Sende Formulardaten an eine Datenbank, die du kontrollierst. Du behältst vollständige Kopien von allem für deine Unterlagen oder eigene Auswertungen.
SMS oder Textnachrichten auslösen
Wenn jemand ein Formular abschickt, sende ihm automatisch eine Bestätigung per SMS. Oder sende eine SMS an dein Team.
Aufgaben oder Tickets erstellen
Wenn jemand über ein Formular Support anfragt, lege automatisch ein Support-Ticket in deinem Ticketsystem an. Wenn jemand eine Demo anfragt, erstelle eine Aufgabe für dein Vertriebsteam.
Dateien in einen Cloud-Speicher hochladen
Lädt jemand über dein Formular eine Datei hoch, speichere sie automatisch in Google Drive oder einem anderen Cloud-Speicher.
So richtest du einen Webhook ein (ohne technisches Wissen)
Bist du kein Entwickler, musst du keinen Webhook von Grund auf bauen. Nutze einen No-Code-Automatisierungsdienst, der Webhooks für dich übernimmt.
Mit einem Automatisierungstool (der einfache Weg)
Ein Automatisierungstool ist ein No-Code-Dienst. Du schreibst keinen Code. Du klickst nur auf Schaltflächen und richtest Regeln ein.
Schritt 1: Erstelle im Automatisierungstool eine neue Automatisierung. Wähle dein Formular-Tool als Auslöser ("wenn ein Formular abgeschickt wird").
Schritt 2: Autorisiere dein Formular-Tool. Melde dich mit deinen Zugangsdaten für das Formular-Tool an.
Schritt 3: Wähle dein Formular und welche Einsendungen die Automatisierung auslösen sollen (alle Einsendungen oder nur bestimmte, je nach Bedingungen).
Schritt 4: Wähle die Aktion. Was soll passieren, wenn ein Formular abgeschickt wird? "Eine Zeile zu Google Sheets hinzufügen"? "Eine Chat-Nachricht senden"? "Einen CRM-Lead anlegen"? Die meisten Automatisierungstools unterstützen Hunderte Aktionen.
Schritt 5: Ordne deine Felder zu. Verbinde Formularfelder mit Aktionsfeldern (E-Mail im Formular = E-Mail im Chat, Nachricht im Formular = Chat-Nachricht und so weiter).
Schritt 6: Teste es. Schick ein Testformular ab und prüfe, ob die Aktion ausgeführt wurde.
Das Datenformat von Webhooks verstehen
Wenn ein Webhook Daten sendet, nutzt er ein Standardformat namens JSON. Du musst JSON nicht verstehen, um Webhooks über ein Automatisierungstool zu nutzen. Baust du aber einen eigenen Webhook, begegnet es dir.
JSON bedeutet nur, dass die Daten als Paare organisiert sind: Feldname = Wert. Zum Beispiel: "email" = "jane@example.com", "name" = "Jane Smith", "message" = "Ich interessiere mich für die Preise".
Die meisten Webhook-Dienste lesen das automatisch für dich aus. Du siehst die Daten einfach in einem lesbaren Format.
Zuverlässigkeit von Webhooks und Fehlerbehandlung
Was passiert, wenn dein Webhook fehlschlägt? Wenn das empfangende System ausgefallen ist, während das Formular-Tool Daten senden will?
Gute Webhook-Systeme versuchen es erneut. Sie probieren es noch einmal, wenn der erste Versuch scheitert. Meist wiederholen sie es mehrfach über Minuten oder Stunden. Scheitern alle Versuche, protokollieren sie den Fehler, damit du siehst, was passiert ist, und es von Hand erneut versuchen kannst.
Darum ist Testen wichtig. Teste deinen Webhook mit einer Testeinsendung. Stell sicher, dass die Daten wirklich am Ziel ankommen, bevor du ihn für echte Einsendungen aktivierst.
Wie WEMASY mit Webhooks umgeht
WEMASY unterstützt Webhooks bei allen Formularen. Du kannst eine eigene Webhook-URL angeben, und WEMASY sendet die Einsendungsdaten automatisch dorthin. WEMASY lässt sich außerdem direkt mit Automatisierungstools verbinden, sodass du Automatisierungen einrichten kannst, ohne Webhook-Code zu schreiben. Richte Webhooks in den Formulareinstellungen deines WEMASY-Kontos ein oder wirf einen Blick auf die Preisseite, um zu sehen, welche Integrationen in deinem Tarif enthalten sind.