Ein Kunde sendet ein Formular ab. Dein Vertrieb sieht es nie, weil es nur in deinem Formular-Tool liegt. Deine Buchhaltung weiß nicht, dass ein neuer Kunde da ist, weil die Daten nie in ihrer Tabelle ankamen. Dein Support kennt den Zusammenhang nicht, weil er keinen Zugriff auf die Einsendung hat. Währenddessen kopierst du dieselben Daten von Hand in drei Systeme, tippst dieselben Angaben dreimal und machst trotzdem Fehler.
Dieser Artikel zeigt, wie du Formular-Einsendungen gleichzeitig mit mehreren Plattformen synchronisierst, sodass jedes Team, das die Daten braucht, sie automatisch und sofort bekommt.
Was Daten-Synchronisierung bedeutet und warum sie wichtig ist
Daten-Synchronisierung bedeutet, dass Formular-Einsendungen automatisch gleichzeitig an mehrere Systeme gesendet werden. Sendet jemand ab, fließen die Daten in dein CRM, in eine E-Mail-Liste, in eine Tabelle, in ein Projektmanagement-Tool und überallhin, wo du sie brauchst. Alles in Sekunden. Alles mit einer Aktion.
Ohne Synchronisierung liegen Daten in Silos. Der Vertrieb hat unvollständige Daten im CRM. Die Finanzabteilung hat etwas anderes in ihrer Tabelle. Der Support weiß nicht, dass ein neuer Kunde da ist. Jeder arbeitet mit einer anderen Quelle der Wahrheit.
Synchronisierung hält alle Systeme aktuell. Eine Einsendung erreicht alle Ziele. Alle haben dieselben Informationen.
Einseitige und zweiseitige Synchronisierung
Einseitige Synchronisierung (vom Formular zu anderen Systemen)
Die Daten fließen von deinem Formular zu anderen Tools. Sendet jemand ab, gehen die Daten an dein CRM, deine E-Mail-Plattform, deine Tabelle und so weiter. Das ist das häufigste Muster. Die Formular-Einsendung löst die Synchronisierung aus.
Zweiseitige Synchronisierung
Seltener, aber manchmal nötig. Die Daten fließen in beide Richtungen. Aktualisiert zum Beispiel jemand den Kontakt in deinem CRM, wird diese Änderung zurück in den Datensatz deines Formular-Tools übertragen. Oder du aktualisierst eine Tabelle und das Formular-Tool sieht die Änderung.
Zweiseitige Synchronisierung ist aufwendiger und wird meist nur bei kritischen Datenflüssen genutzt, bei denen vollständiger Gleichstand zählt.
Die meisten Formular-Anwendungen brauchen nur einseitige Synchronisierung: vom Formular nach überall sonst.
Mehrere Ziele mit unterschiedlichen Strukturen bedienen
Das Problem: Dein Formular erfasst „Name“ und „Unternehmen“, aber dein CRM teilt den Namen in „Vorname“ und „Nachname“. Deine Tabelle hat ein Feld „Firmenname“. Deine E-Mail-Plattform braucht nur „E-Mail“.
Datenzuordnung (Mapping) löst das. Beim Einrichten der Synchronisierung sagst du jedem Ziel, wie es deine Formulardaten empfängt. Das Formularfeld „Name“ wird dem CRM-Feld „Vorname“ zugeordnet. Das Formularfeld „E-Mail“ dem Feld „E-Mail“ der E-Mail-Plattform. Und so weiter.
Die meisten Synchronisierungs-Tools erledigen diese Zuordnung automatisch. Du klickst nur an, welches Feld wohin geht.
Mehrere Plattformen mit einem Automatisierungs-Tool anbinden
Option 1: Mehrere einzelne Synchronisierungen
Lege für jedes Ziel einen eigenen Workflow an. Workflow 1: Formular an CRM. Workflow 2: Formular an E-Mail-Plattform. Workflow 3: Formular an Tabelle. Wird ein Formular abgesendet, starten alle drei Workflows. Die Daten gehen an alle drei Orte.
Das ist einfach einzurichten und leicht zu verwalten. Der Nachteil: Bei 10 Zielen brauchst du 10 Workflows, und viele Automatisierungs-Tools berechnen jeden Workflow.
Option 2: Workflows mit mehreren Schritten
Lege einen Workflow mit mehreren Aktionsschritten an. Auslöser: Formular-Einsendung. Aktion 1: zum CRM hinzufügen. Aktion 2: zur E-Mail-Liste hinzufügen. Aktion 3: Zeile zur Tabelle hinzufügen. Alles in einem Workflow.
Das ist effizienter und günstiger, wenn du viele Ziele hast. Ein Workflow erledigt viele Dinge.
Bedingte Synchronisierung: nicht alles geht überallhin
Vielleicht soll nicht jede Einsendung an jedes Ziel gehen. Vielleicht gehen Verkaufsanfragen ins CRM, Support-Fragen aber nicht. Vielleicht synchronisierst du nur Leads mit hoher Priorität zur E-Mail-Plattform.
Nutze Bedingungen. Lege in deinem Synchronisierungs-Tool Regeln fest: „Nur synchronisieren, wenn Anfragetyp = Verkauf“ oder „Nur synchronisieren, wenn Priorität = Hoch“.
So bleiben deine Systeme sauber. Du überflutest nicht jedes System mit jeder Einsendung. Nur relevante Daten gehen an die richtigen Orte.
Datenqualität in synchronisierten Systemen
Wenn Daten an mehrere Orte gehen, zählt die Qualität. Ein Tippfehler in deinem Formular wird zum Tippfehler in allen fünf Systemen.
Prüfe die Eingaben im Formular, bevor du synchronisierst. Nutze Pflichtfelder, E-Mail-Prüfung und Formatprüfungen. Saubere Daten am Anfang bedeuten saubere Daten überall, wohin sie synchronisiert werden.
Synchronisierung überwachen und Fehler beheben
Auch gute Synchronisierung schlägt manchmal fehl. Ein Zielsystem kann ausfallen. Eine API kann sich ändern. Eine Feldzuordnung kann brechen.
Überwache deine Synchronisierungen regelmäßig. Prüfe, ob die Daten an allen Zielen ankommen. Die meisten Synchronisierungs-Tools haben Protokolle oder Dashboards mit Erfolgs- und Fehlerquoten. Sieh sie wöchentlich durch, um Probleme früh zu erkennen.
Schlägt eine Synchronisierung fehl, ignoriere es nicht. Behebe es. Bis dahin sind deine Systeme nicht auf dem gleichen Stand.
Kosten der Synchronisierung mit mehreren Plattformen
Synchronisierungs-Dienste berechnen meist pro Aufgabe oder pro Monat. Laufen viele Synchronisierungen häufig, summieren sich die Kosten. Rechne nach:
Wie viele Formular-Einsendungen pro Monat? Wie viele Ziele? Das ergibt, wie viele Synchronisierungs-Aufgaben pro Monat anfallen. Was berechnet dein Dienst für dieses Volumen?
Manchmal ist es günstiger, native Integrationen zu nutzen, wo es sie gibt (native Integrationen sind meist im Preis deines Formular-Tools enthalten), und ein Automatisierungs-Tool nur für Systeme einzusetzen, die keine native Integration haben.
So geht WEMASY mit der Synchronisierung über mehrere Plattformen um
WEMASY bietet native Integrationen mit wichtigen Plattformen (CRM, E-Mail usw.). Für Plattformen ohne native Integration unterstützt WEMASY Synchronisierungs-Tools von Drittanbietern. Du kannst mehrere Synchronisierungen einrichten, sodass eine einzelne Formular-Einsendung alle Systeme erreicht, die du nutzt. Ordne Felder zu, lege Bedingungen fest und lass WEMASY für dich synchronisieren. Welche Optionen es gibt, siehst du in deinem WEMASY-Konto, Details zu Integrationen findest du auf der Preisseite.