Die Umsatzsteuer im E-Commerce ist eines der Themen, das man meidet, bis es ein Problem macht. Die Steuerregeln von Anfang an richtig einzurichten, dauert einen Bruchteil der Zeit, die es später braucht, Fehler zu beheben. Dieser Artikel erklärt, was Umsatzsteuer ist, wann du sie erheben musst und wie du sie in deinem Shop einrichtest.
Das ist keine Rechtsberatung. Für Pflichten, die zu deinem Standort und deiner Situation gehören, sprich mit einem Steuerberater. Dieser Artikel behandelt die praktische Grundlage, die jeder neue Shop-Inhaber verstehen muss.
Was ist Umsatzsteuer im E-Commerce?
Die Umsatzsteuer ist ein Aufschlag auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen, den der Verkäufer im Auftrag des Staates erhebt. Der Satz unterscheidet sich nach Land, Region und manchmal nach Produktart. In den USA heißt sie „sales tax“ und unterscheidet sich je nach Bundesstaat. In Europa heißt sie MwSt. (Mehrwertsteuer, englisch VAT) und gilt in der ganzen EU, wobei die Sätze je nach Land abweichen. In anderen Regionen hat sie andere Namen: GST, HST oder ähnlich.
Für Onlineshops gilt das Prinzip unabhängig vom Namen. Musst du Steuern erheben, schlägst du sie auf die Bestellung des Käufers auf und führst sie regelmäßig an die zuständige Steuerbehörde ab.
Nicht alle Produkte werden mit demselben Satz besteuert. In vielen Rechtsräumen werden physische Waren anders besteuert als digitale Produkte. Lebensmittel, Medikamente und Kinderkleidung haben manchmal ermäßigte Sätze oder Befreiungen. Zu wissen, was du verkaufst und wo deine Käufer sind, ist wichtig, um die Sätze richtig zu treffen.
Was ist ein Nexus und wann musst du Steuern erheben?
Nexus ist der Begriff für eine ausreichende Verbindung zwischen deiner Marke und einem bestimmten Steuergebiet. Wo du einen Nexus hast, musst du Umsatzsteuer erheben und abführen. Wo nicht, in der Regel nicht.
Die offensichtlichste Form des Nexus ist physische Präsenz. Wenn du von einem Standort in einem Land oder Bundesstaat aus arbeitest, hast du dort fast sicher einen Nexus. Bei Shops mit Sitz in den USA haben die meisten Bundesstaaten auch einen sogenannten wirtschaftlichen Nexus, der greift, sobald deine Verkäufe in diesem Staat eine Schwelle überschreiten, meist 100.000 $ Umsatz oder 200 Transaktionen pro Jahr. Das heißt: Auch ohne physische Präsenz in einem Staat können genug Verkäufe dort die Pflicht auslösen, Steuern zu erheben.
Außerhalb der USA funktionieren die Regeln anders, aber das Konzept ist ähnlich. Verkäufer in der EU müssen die MwSt. nach dem Standort des Käufers erheben, nicht nach dem Sitz des Verkäufers. Überschreitest du beim Verkauf in EU-Länder bestimmte Umsatzschwellen, musst du dich eventuell in diesen Ländern für die MwSt. registrieren oder das One-Stop-Shop-System (OSS) der EU nutzen, um die Meldung zu vereinfachen.
Die praktische Erkenntnis: Verstehe mindestens die Regeln für dein Heimatland oder deine Heimatregion. Wächst dein Shop und verkaufst du in nennenswertem Umfang in andere Regionen, kläre deine Pflichten erneut mit einem Steuerberater.
Wie unterscheiden sich Steuersätze je nach Standort?
Steuersätze können je nach Standort des Käufers stark abweichen. In den USA legt jeder Bundesstaat seinen eigenen Satz fest, und viele Staaten erlauben Countys und Städten, eigene Sätze aufzuschlagen. Ein Produkt, das an einen Käufer in Kalifornien verkauft wird, kann je nachdem, ob er in Los Angeles, San Francisco oder einer kleineren Stadt wohnt, einen anderen effektiven Steuersatz haben.
In Europa werden MwSt.-Sätze auf Landesebene festgelegt. Die Normalsätze reichen von 17 % in Luxemburg bis 27 % in Ungarn. Die meisten Länder haben außerdem ermäßigte Sätze für bestimmte Warengruppen.
Deshalb haben die meisten modernen Shop-Baukästen Funktionen zur Automatisierung der Steuern. Den richtigen Satz für jeden Ort von Hand zu berechnen, ist unrealistisch. Automatische Tools holen aktuelle Sätze und wenden im Checkout den richtigen Satz anhand der Adresse des Käufers an.
Was ist der Unterschied zwischen Preisen inklusive und exklusive Steuer?
Preise inklusive Steuer bedeuten, dass die Steuer schon im angezeigten Preis steckt. Ein Produkt, das mit 30 € angezeigt wird, kostet den Käufer im Checkout genau 30 €, wobei der Steueranteil in dieser Summe enthalten ist. Das ist in den meisten europäischen Ländern üblich und oft vom Verbraucherschutz vorgeschrieben.
Preise exklusive Steuer bedeuten, dass die Steuer im Checkout auf den angezeigten Preis aufgeschlagen wird. Ein Produkt für 25 $ kann den Käufer nach einem Steuersatz von 10 % 27,50 $ kosten. Das ist in den USA üblich.
Welches Modell du nutzt, hängt davon ab, wo und an wen du verkaufst. Verkaufst du hauptsächlich an Verbraucher in Europa, werden Preise inklusive Steuer erwartet. Verkaufst du hauptsächlich in den USA, sind Preise exklusive Steuer die Norm. Verkaufst du an beide, sollte dein Shop-Baukasten es dir erlauben, Preise je nach Standort des Käufers unterschiedlich anzuzeigen.
Das Risiko eines Fehlers ist Verwirrung der Käufer im Checkout. Ein Käufer, der auf der Produktseite 25 $ und im Checkout 27,50 $ sieht, ist überrascht, auch wenn die Steuer rechtmäßig ist. Mach auf deinen Produktseiten klar, ob der angezeigte Preis die Steuer enthält.
Wie richtest du die Steuereinstellungen in deinem Shop ein?
Die meisten Shop-Baukästen wickeln die Steuereinrichtung in drei Schritten ab.
Erstens legst du deine Nexus-Standorte fest. Das sind die Regionen, in denen du Steuern erheben musst. Meist gibst du deine eingetragene Geschäftsadresse und weitere Staaten oder Länder an, in denen deine Pflichten gelten.
Zweitens legst du Steuersätze fest. Viele Shop-Baukästen können Steuersätze automatisch nach Standort abrufen. Sind keine automatischen Sätze verfügbar, gibst du sie von Hand ein. Gib für jedes Steuergebiet, in dem du registriert bist, den richtigen Satz für deine Produktkategorien ein.
Drittens weist du deinen Produkten Steuerkategorien zu. Werden alle deine Produkte mit dem Normalsatz besteuert, ist dieser Schritt einfach. Haben manche Produkte ermäßigte Sätze oder Befreiungen, musst du sie richtig markieren, damit im Checkout der richtige Satz gilt.
Ist alles eingerichtet, berechnet und zeigt der Shop die Steuer im Checkout anhand der Adresse des Käufers an. Prüfe, ob das funktioniert, indem du eine Testbestellung aus einem Gebiet aufgibst, in dem du einen Nexus hast, und kontrollierst, ob der richtige Satz erscheint.
Wie deine gesamte Shop-Einrichtung zusammenpasst, liest du in unserem Ratgeber Einen Onlineshop von Grund auf starten.
Welche Steuerfehler machen Onlineshops am häufigsten?
Keine Steuern zu erheben, obwohl es nötig ist, ist der schwerwiegendste Fehler. Er schafft Verbindlichkeiten gegenüber den Steuerbehörden, die Monate oder Jahre später auftauchen können, oft mit Strafen und Zinsen. Bist du nicht sicher, ob du eine Pflicht hast, geh davon aus, dass du sie hast, und prüfe es, statt vom Gegenteil auszugehen.
Auch der falsche Satz kommt oft vor. Ein einziger Pauschalsatz für alle Steuergebiete oder der Satz einer Produktart für eine andere führt zu falschen Einnahmen. Mit der Zeit schafft das Abstimmungsprobleme und mögliche Strafen.
Fehlende Aufzeichnungen sind ein dritter Punkt. Die meisten Steuerbehörden verlangen, dass du Belege über deine Verkäufe, die erhobene Steuer und deine Meldungen aufbewahrst. Dein Shop-Baukasten sollte diese Daten automatisch erzeugen. Exportiere sie regelmäßig und speichere sie an einem verlässlichen Ort. Je nach Rechtsraum musst du Unterlagen drei bis sieben Jahre aufbewahren.
Eine weitere Lücke ist, Änderungen bei den Regeln nicht nachzuziehen. Steuersätze und Schwellenwerte ändern sich. Ein Gebiet, in dem du letztes Jahr keine Steuern erheben musstest, kann einen wirtschaftlichen Nexus eingeführt haben, der jetzt für dich gilt. Prüfe deine Pflichten mindestens einmal im Jahr oder wenn du bemerkst, dass deine Verkäufe in eine neue Region deutlich wachsen.
Wann solltest du einen Steuerberater hinzuziehen?
Sprich vor dem Start mit einem Steuerberater, wenn du von Tag eins an in mehrere Regionen verkaufen willst. Auch dann, wenn dein Shop in neue Regionen wächst, in denen du bisher nicht registriert warst, wenn du digitale Produkte verkaufst (für die in vielen Rechtsräumen besondere Steuerregeln gelten) oder wenn du ein Schreiben einer Steuerbehörde erhältst.
Bei Shops, die nur innerhalb eines Landes verkaufen und planbare Produktarten haben, ist die Einrichtung meist einfach genug, um sie mit Hilfe der Dokumentation deines Shop-Baukastens selbst zu erledigen. Mit steigender Komplexität zahlt sich professioneller Rat aus.
So unterstützt WEMASY deine Steuereinrichtung
Das E-Commerce-System von WEMASY enthält die Einrichtung von Steuerregeln, standortbasierte Steuersätze und die Möglichkeit, einzelnen Produkten Steuerkategorien zuzuweisen. Du kannst Nexus-Regionen festlegen, Preise inklusive oder exklusive Steuer pro Markt einstellen und prüfen, ob die Steuer richtig angewendet wird, bevor du live gehst.
Was in jedem Tarif enthalten ist, siehst du unter WEMASY Preise.
Weiterlesen: Was ist E-Commerce? und Wie funktioniert ein Onlineshop?.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich Umsatzsteuer erheben, wenn ich nur digitale Produkte verkaufe?
In vielen Rechtsräumen ja. Digitale Produkte sind in den meisten EU-Ländern, mehreren US-Bundesstaaten und einer wachsenden Zahl anderer Regionen steuerpflichtig. Die Regeln für digitale Güter unterscheiden sich oft von denen für physische Waren, und manche Gebiete, die physische Waren befreien, besteuern digitale trotzdem. Wenn du digitale Produkte verkaufst, prüfe die Regeln gezielt für digitale Güter in jeder Region, in der du Käufer hast, nicht nur die allgemeinen Umsatzsteuerregeln. Mit dem Website-Builder von WEMASY richtest du das direkt in deinem Shop ein.
Was passiert, wenn ich den falschen Steuerbetrag erhebe?
Erhebst du zu viel, schuldest du Käufern eventuell eine Erstattung oder musst den Überschuss an die Steuerbehörde abführen. Erhebst du zu wenig, bist du für die Differenz verantwortlich, die von deiner Marge abgeht. In beiden Fällen drohen bei einer Prüfung Strafen, wenn der Fehler über viele Transaktionen bestehen bleibt. Die meisten Shop-Baukästen mit automatischen Steuer-Tools senken dieses Risiko, indem sie aktuelle Sätze abrufen, aber du solltest die Sätze für deine konkreten Produktkategorien trotzdem prüfen.
Wie oft muss ich Steuern melden und abführen?
Die Häufigkeit hängt von deinem Rechtsraum und deinem Verkaufsvolumen ab. In den USA verlangen die meisten Staaten monatliche, vierteljährliche oder jährliche Meldungen, je nachdem, wie viel Steuer du erhebst. In der EU sind MwSt.-Meldungen meist vierteljährlich oder jährlich. Deine Registrierungsunterlagen oder die Website der Steuerbehörde nennen die geforderte Häufigkeit. Trage dir nach der Registrierung die Meldetermine in den Kalender ein, damit du keinen verpasst, denn verspätete Meldungen ziehen oft automatische Strafen nach sich.
Gibt es Produkte, die immer von der Umsatzsteuer befreit sind?
Befreiungen unterscheiden sich je nach Rechtsraum, aber manche Kategorien tauchen in vielen Regionen auf. In einer Reihe von US-Bundesstaaten sind lebenswichtige Lebensmittel, verschreibungspflichtige Medikamente und einige Kinderkleidung befreit oder ermäßigt. In der EU haben manche Waren unter bestimmten Bedingungen einen Nullsatz oder ermäßigten Satz. Du kannst nicht davon ausgehen, dass ein Produkt befreit ist, ohne die Regeln jedes Rechtsraums zu prüfen, in dem du eine Pflicht hast. Deine Produktart, die Verwendung durch den Käufer und sein Status (Verbraucher oder Unternehmen) können alle beeinflussen, ob Steuer anfällt.
Muss ich keine Steuern erheben, wenn ich über einen Marktplatz verkaufe?
In manchen Fällen ja. Viele große Online-Marktplätze sind zu sogenannten Marketplace-Facilitators geworden, das heißt, sie erheben und führen die Steuer für qualifizierende Verkäufe im Auftrag der Verkäufer ab. Verkaufst du aber auch über deinen eigenen Shop, bist du für diese Verkäufe weiter selbst verantwortlich. Und verkaufst du über einen Marktplatz, der kein Facilitator ist, kann die Pflicht trotzdem bei dir liegen. Gehe nicht davon aus, dass dein Marktplatz das übernimmt, ohne die konkreten Regeln der Plattform für deinen Rechtsraum zu prüfen.
Welche Unterlagen muss ich für steuerliche Zwecke aufbewahren?
Bewahre mindestens Unterlagen zu allen Verkaufstransaktionen, der jeweils erhobenen Steuer, deinen Steuermeldungen und deinen Zahlungsbelegen auf. Die meisten Steuerbehörden verlangen eine Aufbewahrung zwischen drei und sieben Jahren. Dein Shop-Baukasten sollte Berichte auf Transaktionsebene erzeugen, die du exportieren kannst. Speichere diese Exporte getrennt von deinem Shop, etwa in einem Cloud-Ordner, damit sie auch dann zugänglich bleiben, wenn du den Anbieter wechselst.