Das vorherige Kapitel hat behandelt, was eine E-Mail-Domain ist und warum sie für die Glaubwürdigkeit zählt. Dieses Kapitel knüpft dort an. Statt zu erklären, was eine eigene E-Mail-Domain ist, geht es hier um die praktischen Schritte, damit sie funktioniert. Hast du schon eine registrierte Domain und willst eine professionelle E-Mail-Adresse darauf, bist du hier richtig.
Was brauchst du, bevor du anfängst?
Bevor du E-Mail-Adressen auf deiner eigenen Domain anlegen kannst, müssen zwei Dinge vorhanden sein.
- Ein registrierter Domainname, den du besitzt und kontrollierst
- Ein E-Mail-Hosting-Anbieter, der deine Nachrichten speichert, sendet und empfängt
Deine Domain ist die Adresse. Dein E-Mail-Hosting-Anbieter ist der Dienst, der die Adresse zum Funktionieren bringt. Das sind zwei getrennte Dinge, auch wenn manche Anbieter sie bündeln. Ohne registrierte Domain gibt es keine Adresse, an die du deine E-Mail hängen kannst. Ohne E-Mail-Hosting-Anbieter gibt es keinen Server, der an diese Adresse gesendete Nachrichten empfängt und speichert.
Hast du noch keine Domain registriert, erklärt das Kapitel So funktioniert DNS das System, das Domainnamen mit den Diensten dahinter verbindet.
Wie verbinden MX-Records deine Domain mit E-Mail?
Die Verbindung zwischen deiner Domain und deinem E-Mail-Anbieter entsteht über eine Art von DNS-Eintrag namens MX-Record. MX steht für Mail Exchange. Er sagt dem Internet, welcher Server die E-Mails für deine Domain verarbeitet.
Schickt jemand eine Nachricht an hallo@deinemarke.com, schlägt der sendende Mailserver die MX-Records von deinemarke.com nach. Diese Einträge zeigen auf einen bestimmten Mailserver. Dorthin wird die Nachricht zugestellt, und du siehst sie in deinem Posteingang.
Ohne MX-Records haben E-Mails an deine Domain kein Ziel. Der Absender erhält eine Fehlermeldung. Deshalb ist das Hinzufügen der MX-Records der wichtigste Schritt bei der Einrichtung der Domain-E-Mail. Mehr zu MX-Records und anderen Eintragstypen erfährst du im Kapitel zu DNS-Einträgen.
So richtest du eine professionelle E-Mail-Adresse Schritt für Schritt ein
Die genauen Bildschirme und Bezeichnungen unterscheiden sich je nach Anbieter, aber der Ablauf folgt überall demselben Muster. So sieht die Einrichtung der Domain-E-Mail von Anfang bis Ende aus.
Schritt 1. Wähle einen E-Mail-Hosting-Anbieter
Wähle einen Anbieter, der zu deinem Budget und der Zahl der benötigten E-Mail-Adressen passt. Manche Anbieter haben kostenlose Stufen für eine einzelne Adresse. Andere berechnen pro Nutzer und Monat. Vergleiche Speicherplatz, die Zahl der enthaltenen Adressen und ob der Anbieter in dem Tarif, den du erwägst, eigene Domains unterstützt.
Schritt 2. Bestätige, dass dir die Domain gehört
Die meisten E-Mail-Hosting-Anbieter verlangen einen Nachweis, dass die Domain dir gehört, bevor du Adressen darauf anlegen darfst. Meist heißt das, einen kurzen Bestätigungscode als TXT-Record in den DNS-Einstellungen deiner Domain einzutragen. Der Anbieter nennt dir den genauen Wert. Du fügst ihn ein, speicherst und wartest ein paar Minuten, bis der Anbieter bestätigt.
Schritt 3. Füge die MX-Records hinzu, die dein Anbieter dir nennt
Nach der Bestätigung liefert der Anbieter die MX-Record-Werte. Das sind die Adressen der Mailserver, die deine E-Mails verarbeiten. Melde dich bei deinem Domain-Registrar oder deinem DNS-Verwaltungsbereich an, such den Bereich für MX-Records und trage die Werte genau so ein, wie dein Anbieter sie zeigt. Gibt es noch MX-Records eines früheren Anbieters, entferne oder ersetze sie, damit sie nicht in Konflikt stehen.
Schritt 4. Lege deine E-Mail-Adressen an
Sind die MX-Records gesetzt, geh zurück zu deinem E-Mail-Hosting-Anbieter und leg die gewünschten Adressen an. Gängige Wahl für eine erste professionelle E-Mail-Adresse sind hallo@deinemarke.com, info@deinemarke.com oder deinname@deinemarke.com. Weitere Adressen kannst du später hinzufügen, wenn deine Marke wächst.
Schritt 5. Verbinde dein E-Mail-Programm
Sind deine Adressen angelegt, verbinde sie mit der App, mit der du E-Mails liest und sendest. Die meisten Anbieter geben dir Zugangsdaten für ihre eigene Web-App und liefern auch IMAP- oder POP-Einstellungen, damit du ein separates E-Mail-Programm auf Handy oder Computer nutzen kannst. Trage die Serveradressen, Portnummern und Zugangsdaten ein, die dein Anbieter angibt, und dein Posteingang sollte sich innerhalb weniger Minuten synchronisieren.
So richtest du SPF und DKIM ein, damit deine E-Mails zugestellt werden
Die E-Mail-Adresse anzulegen ist nur die halbe Arbeit. Überspringst du die E-Mail-Authentifizierung, landen deine Nachrichten wahrscheinlicher im Spam-Ordner oder werden ganz abgewiesen. Zwei Einträge übernehmen das für dich.
Was ist SPF?
SPF steht für Sender Policy Framework. Das ist ein TXT-Record, den du in den DNS-Einstellungen deiner Domain hinzufügst und der auflistet, welche Mailserver im Namen deiner Domain E-Mails senden dürfen. Erhält ein empfangender Mailserver eine Nachricht von deiner Domain, prüft er den SPF-Eintrag, um zu sehen, ob der sendende Server auf der Liste steht. Wenn nicht, wird die Nachricht markiert oder abgewiesen.
Deinen genauen SPF-Wert nennt dir dein E-Mail-Hosting-Anbieter. Er sieht meist wie eine kurze Textzeile aus, die mit "v=spf1" beginnt, gefolgt von einem Verweis auf die Mailserver des Anbieters.
Was ist DKIM?
DKIM steht für DomainKeys Identified Mail. Es fügt jeder ausgehenden E-Mail eine digitale Signatur hinzu, die beweist, dass die Nachricht von deiner Domain stammt und unterwegs nicht verändert wurde. Die Signatur wird mit einem privaten Schlüssel auf dem sendenden Server erzeugt und mit einem öffentlichen Schlüssel geprüft, der als TXT-Record in deinen DNS-Einstellungen liegt.
Den DKIM-Eintrag nennt dir dein Anbieter. Ist er gesetzt, trägt jede E-Mail, die du sendest, einen überprüfbaren Stempel, der empfangenden Servern sagt, dass die Nachricht echt ist.
Warum beide wichtig sind
SPF sagt der Welt, welche Server E-Mails von deiner Domain senden dürfen. DKIM beweist, dass jede Nachricht echt ist. Zusammen geben sie empfangenden Mailservern zwei unabhängige Gründe, deiner E-Mail zu vertrauen. Ohne sie kann selbst eine perfekt eingerichtete eigene E-Mail-Domain Zustellprobleme haben. Diese Einträge zu setzen dauert nur ein paar Minuten und erspart dir später viel Ärger.
Häufige Fehler bei der Einrichtung der Domain-E-Mail
Die meisten Probleme bei der Einrichtung gehen auf wenige wiederkehrende Fehler zurück. Achte auf diese.
- Die MX-Records vergessen. Du hast die E-Mail-Adresse im Dashboard des Anbieters angelegt, aber nie MX-Records zum DNS deiner Domain hinzugefügt. Solange diese Einträge nicht aktiv sind, gibt es deine E-Mail-Adresse auf Seiten des Anbieters, aber das Internet hat keinen Weg, Nachrichten dorthin zu leiten.
- Alte MX-Records stehen lassen. Hast du den Anbieter gewechselt, aber die MX-Records des vorherigen Anbieters aktiv gelassen, werden manche Nachrichten womöglich an den alten Server statt an den neuen geleitet. Entferne alle MX-Records, die nicht zu deinem aktuellen Anbieter gehören.
- SPF und DKIM überspringen. Deine E-Mails funktionieren vielleicht auch ohne diese Einträge, aber die Zustellbarkeit leidet. Viele empfangende Server behandeln nicht authentifizierte E-Mails von eigenen Domains mit Misstrauen.
- Tippfehler in DNS-Einträgen. MX-, SPF- und DKIM-Werte sind lang und exakt. Ein einziges falsches Zeichen kann die ganze Einrichtung brechen. Kopiere die Werte direkt von deinem Anbieter und füge sie ein, statt sie von Hand zu tippen.
- Nicht auf die DNS-Propagation warten. Nach dem Hinzufügen oder Ändern von DNS-Einträgen kann es zwischen wenigen Minuten und 48 Stunden dauern, bis sich die Änderungen im Internet verbreiten. Funktioniert deine E-Mail nicht sofort nach der Einrichtung, warte ab, bevor du weitere Änderungen machst.
So testest du, ob deine eigene E-Mail-Domain funktioniert
Nach der Einrichtung gehst du diese kurze Checkliste durch, um zu bestätigen, dass alles verbunden ist.
- Sende eine Test-E-Mail von deiner neuen Adresse an ein privates Konto bei einem anderen Anbieter. Prüfe, ob sie ankommt und nicht im Spam landet.
- Antworte von dem privaten Konto auf diese Test-E-Mail. Bestätige, dass die Antwort in deinem neuen Posteingang ankommt.
- Sieh dir die E-Mail-Header der gesendeten Nachricht an. Such in den Authentifizierungsergebnissen nach "SPF pass" und "DKIM pass". Zeigt eines "fail" oder "none", geh zurück zu deinen DNS-Einstellungen und prüfe, ob die Einträge stimmen.
- Sende eine Test-E-Mail an einen zweiten Anbieter, falls du einen hast. Die Zustellbarkeit kann je nach Anbieter variieren, mit mindestens zwei Tests bekommst du ein vollständigeres Bild.
Kommen deine Test-E-Mails nicht an, prüfe zuerst deine MX-Records. Das ist die häufigste Ursache. Prüfe dann SPF und DKIM. Sieht im DNS alles richtig aus und E-Mail schlägt trotzdem fehl, warte ein paar Stunden auf die DNS-Propagation und teste erneut.
So geht WEMASY mit E-Mail um
WEMASY enthält Domain-Registrierung und vollständige DNS-Verwaltung in deinem Konto. Registrierst du eine Domain über WEMASY, kannst du MX-Records, TXT-Records für SPF und DKIM und alle anderen DNS-Einträge direkt aus deinem Dashboard hinzufügen. So kannst du jeden E-Mail-Hosting-Anbieter mit deiner WEMASY-Domain verbinden, ohne die Plattform zu verlassen.
WEMASY bietet noch kein E-Mail-Hosting an (kommt bald). Das E-Mail-Hosting übernimmt der Anbieter, den du wählst. WEMASY gibt dir das DNS-Kontrollfeld, in dem du die Einträge setzt, die deine Domain mit diesem Anbieter verbinden. Das Kapitel zu SSL-Zertifikaten behandelt einen weiteren Dienst, der auf ähnliche Weise über DNS mit deiner Domain verbunden ist.
Was in den einzelnen Tarifen enthalten ist, siehst du unter WEMASY-Preise.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert es, bis eine eigene E-Mail-Domain funktioniert?
Hast du die MX-Records hinzugefügt und haben sie sich im DNS-System verbreitet, kann deine E-Mail innerhalb von Minuten funktionieren. In manchen Fällen dauert die Propagation bis zu 48 Stunden. Die meisten Einrichtungen laufen innerhalb weniger Stunden vollständig. Mit dem Website-Builder von WEMASY kannst du das direkt auf deiner Website einrichten.
Kann ich meine bestehende kostenlose E-Mail-Adresse behalten und gleichzeitig eine E-Mail mit eigener Domain nutzen?
Ja. Eine eigene E-Mail-Domain ersetzt deine bestehenden Adressen nicht. Du kannst beide nebeneinander nutzen und in deinem eigenen Tempo umsteigen. Viele Marken nutzen die eigene Adresse zuerst für die Kommunikation mit Kunden und behalten die kostenlose für Privates.
Was passiert, wenn ich später den E-Mail-Hosting-Anbieter wechsle?
Du änderst die MX-Records in den DNS-Einstellungen deiner Domain so, dass sie auf die Mailserver des neuen Anbieters zeigen, und entfernst die alten. Deine Domain bleibt gleich, deine E-Mail-Adressen bleiben gleich. Es ändert sich nur, wo die Nachrichten gespeichert und geleitet werden. Eventuell musst du auch deine SPF- und DKIM-Einträge an den neuen Anbieter anpassen.
Brauche ich für jede Person in meinem Team eine eigene E-Mail-Adresse?
Nicht unbedingt. Du kannst für jede Person eine eigene Adresse anlegen oder gemeinsame Adressen wie hallo@ oder support@, die mehrere Personen prüfen. Die meisten E-Mail-Hosting-Anbieter lassen dich Aliase und Weiterleitungsregeln einrichten, sodass ein einziger Posteingang Nachrichten an mehrere verschiedene Adressen empfangen kann.
Kann ich eine eigene E-Mail-Domain ohne technisches Wissen einrichten?
Ja. Dazu kopierst du ein paar Werte von deinem E-Mail-Hosting-Anbieter und fügst sie in die DNS-Einstellungen deiner Domain ein. Du musst weder Code schreiben noch Netzwerke verstehen. Wenn du einer Schritt-für-Schritt-Anleitung folgen und kopieren und einfügen kannst, schaffst du die Einrichtung.
Das nächste Kapitel behandelt Best Practices für die Domain-Verwaltung, darunter, wie du Domain, E-Mail und DNS-Einstellungen geordnet hältst, während deine Marke wächst.